采购到付款全程可审计，约 75% 的发票自动完成三单匹配

一家拥有多个部门和业务单位的企业，每年需要采购办公物资、生产材料、设备和外部服务。

过去，各部门通过邮件或即时通讯工具提出采购需求，采购团队负责询价，财务部门按照发票安排付款。

虽然企业设置了采购审批制度，但实际执行过程分散，部分需求在采购完成后才补办审批。

管理层很难及时了解已经批准但尚未执行的采购金额，以及未来几个月还将产生多少付款需求。

面临的挑战

采购申请和订单缺少统一管理

部门提交需求的格式各不相同，预算归属、需求日期和采购规格容易出现遗漏。

供应商报价难以形成可复用数据

同一物料由不同人员采购，历史价格与采购条件分散在邮件和附件中。

发票审核依赖人工核对

采购订单、实际收货和供应商发票分别由不同岗位维护。

财务需要逐项确认数量、价格和付款条件，处理效率受到影响。

SHEPHARD 的数字化解决方案

第一步：建立采购目录与审批体系

按照采购品类、金额、部门和预算归属建立采购申请规则。

明确申请人、预算负责人、采购执行人和审批人的职责边界。

第二步：统一供应商数据

建立供应商主数据，统一税务信息、付款条件、采购币种、交货周期和关键供应商资质记录。

保留供应商历史报价及采购绩效数据。

第三步：建立采购到付款流程

将采购申请、询价、采购订单、收货和供应商发票纳入 Purchase-to-Pay（P2P）流程。

通过业务状态控制未经授权的采购执行。

第四步：实施三单匹配

对采购订单、收货记录和供应商发票进行三单匹配（Three-way Matching）。

系统检查数量、单价及相关允许偏差。

对于超出规则范围的差异，自动生成待审核事项；符合规则的发票进入后续付款审批流程。

第五步：建立采购支出分析

按供应商、部门、物料类别和采购项目分析支出结构。

识别重复采购、异常价格变化及供应商交付问题。

实施路径

优先清理供应商和采购品类，再统一采购申请及审批。

随后完成采购订单、收货和发票的数字化关联。

最后部署三单匹配和采购支出分析。

业务价值

采购部门能够更规范地控制采购行为，财务部门能够更快地识别发票差异，管理层能够获得未来支出与付款计划的可见性。

项目成果（近似值）： 三单自动匹配率 约 75%；审批周期 约 −50%；采购订单覆盖率 约 95%。

持续跟踪的指标： 采购申请审批周期、采购订单覆盖率、三单自动匹配率、采购价格偏差、供应商准时交货率、未承诺预算余额。

这个案例给我们的启发

采购管理的目标不是让审批表从纸上搬到线上。

真正的采购数字化，应当同时管理采购需求、商业承诺、实物交付和资金支付。

*为保护客户隐私，本案例中的企业信息已做脱敏处理，界面截图为示意，成果数据为取整后的近似值。*