De l'achat au paiement, tout est auditable : environ 75 % des factures passent automatiquement le rapprochement à trois points
Une entreprise multi-départements a réuni demande d'achat, validation, bon de commande, réception et facture fournisseur dans un même processus de l'achat au paiement : valider avant d'acheter devient la norme, les factures conformes aux règles sont rapprochées automatiquement, et la finance ne traite que les véritables écarts.
Une entreprise comptant plusieurs départements et unités opérationnelles achète chaque année des fournitures de bureau, des matières de production, des équipements et des services externes.
Auparavant, les départements exprimaient leurs besoins par e-mail ou messagerie instantanée, l'équipe achats consultait les fournisseurs et la direction financière organisait les paiements d'après les factures.
Bien qu'une politique de validation des achats existe, son application est éclatée, et certaines demandes ne sont régularisées qu'une fois l'achat réalisé.
La direction a du mal à connaître à temps le montant des achats approuvés mais pas encore exécutés, ni le volume de paiements à prévoir dans les mois à venir.
Résultats du projet : taux de rapprochement automatique à trois points d'environ 75 % ; délai de validation d'environ −50 % ; taux de couverture par bons de commande d'environ 95 %
Les défis
Demandes d'achat et commandes sans gestion unifiée
Les départements soumettent leurs besoins sous des formats variés, et l'imputation budgétaire, la date de besoin et les spécifications d'achat sont souvent incomplètes.
Des offres fournisseurs qui ne forment pas des données réutilisables
Une même matière est achetée par différentes personnes, et l'historique des prix comme les conditions d'achat sont dispersés dans des e-mails et des pièces jointes.
Un contrôle des factures qui repose sur des vérifications manuelles
Bons de commande, réceptions réelles et factures fournisseurs sont tenus par des postes différents.
La finance doit vérifier ligne par ligne les quantités, les prix et les conditions de paiement, ce qui pèse sur l'efficacité du traitement.
La solution numérique de SHEPHARD
Le traitement d'une facture fournisseur : comparaison avant et après la mise en service
Étape 1 : mettre en place un catalogue d'achats et un système de validation
Des règles de demande d'achat sont établies par catégorie d'achat, montant, département et imputation budgétaire.
Les responsabilités du demandeur, du responsable budgétaire, de l'acheteur et de l'approbateur sont clairement délimitées.
Étape 2 : unifier les données fournisseurs
Un référentiel fournisseurs réunit les informations fiscales, les conditions de paiement, les devises d'achat, les délais de livraison et les justificatifs de qualification des fournisseurs clés.
L'historique des offres et les données de performance achats sont conservés.
Étape 3 : construire le processus de l'achat au paiement
Demande d'achat, consultation, bon de commande, réception et facture fournisseur sont intégrés dans un processus Purchase-to-Pay (P2P).
Les statuts métier empêchent l'exécution d'achats non autorisés.
Étape 4 : mettre en œuvre le rapprochement à trois points
Le bon de commande, l'enregistrement de réception et la facture fournisseur font l'objet d'un rapprochement à trois points (Three-way Matching).
Le système vérifie les quantités, les prix unitaires et les tolérances d'écart applicables.
Les écarts hors règles génèrent automatiquement un point à examiner ; les factures conformes passent au circuit de validation du paiement.
Étape 5 : mettre en place l'analyse des dépenses d'achat
La structure des dépenses est analysée par fournisseur, par département, par catégorie de matières et par projet d'achat.
On identifie les achats en double, les variations de prix anormales et les problèmes de livraison des fournisseurs.
Poste de travail du rapprochement à trois points (interface illustrative, données fictives)
Déploiement
On assainit en priorité les fournisseurs et les catégories d'achat, puis on unifie les demandes d'achat et leur validation.
On réalise ensuite le lien numérique entre bons de commande, réceptions et factures.
Enfin, on déploie le rapprochement à trois points et l'analyse des dépenses d'achat.
Valeur métier
Le service achats encadre plus rigoureusement les comportements d'achat, la direction financière identifie plus vite les écarts de facturation, et la direction gagne en visibilité sur les dépenses et les plans de paiement à venir.
Résultats du projet (valeurs approximatives) : taux de rapprochement automatique à trois points environ 75 % ; délai de validation environ −50 % ; taux de couverture par bons de commande environ 95 %.
Indicateurs suivis en continu : délai de validation des demandes d'achat, taux de couverture par bons de commande, taux de rapprochement automatique à trois points, écart de prix d'achat, taux de livraison fournisseur dans les délais, solde de budget non engagé.
Ce que ce cas nous enseigne
L'objectif de la gestion des achats n'est pas de transférer les formulaires de validation du papier vers l'écran.
Une véritable numérisation des achats gère à la fois le besoin d'achat, l'engagement commercial, la livraison physique et le paiement.
*Pour protéger la confidentialité du client, les informations sur l'entreprise de cette étude de cas ont été anonymisées ; les captures d'écran sont illustratives et les résultats sont des valeurs approximatives arrondies.*
Traçabilité des lots : de une demi-journée à 10 minutes, chaque lot de produits est traçable
Un fabricant agroalimentaire multi-catégories a relié achats, production, stockage et livraison commerciale en une seule chaîne de données : pour n'importe quel lot de produits finis, il est possible de retrouver l'origine des matières premières et la destination chez les clients. La traçabilité d'un lot passe d'environ une demi-journée à moins de 10 minutes.
Grossiste alimentaire à trois zones de température
Un stock précis à l'emplacement près sur trois zones de température, un temps de préparation moyen réduit d'environ 40 %
Un grossiste en produits alimentaires ambiants, réfrigérés et surgelés a rendu son stock précis jusqu'à l'emplacement et au lot, géré réception, réapprovisionnement et préparation de commandes sur PDA et appliqué la sortie par péremption la plus proche. Le temps de préparation moyen baisse d'environ 40 % et la valeur des stocks proches de la péremption recule nettement.
Les commandes de vente pilotent directement la planification de la production : livraisons à l'heure à environ 92 %
Un atelier d'usinage multi-produits en petites séries a fait piloter directement les besoins en matières et la vérification de capacité par les commandes de vente, avec un compte rendu d'activité en temps réel depuis les terminaux d'atelier. Les délais promis reposent désormais sur des données : le taux de livraison à l'heure passe d'environ 75 % à environ 92 % et les arrêts pour manque de matières diminuent nettement.
Présentez-nous la situation de votre entreprise, vos enjeux de gestion et vos objectifs : nous explorerons avec vous la démarche numérique la plus adaptée.
