Casi di successo · Grande azienda multi-divisione
Un'azienda con più reparti ha portato richieste d'acquisto, approvazioni, ordini, ricevimenti e fatture dei fornitori in un unico processo procure-to-pay: approvare prima di acquistare diventa la norma, le fatture conformi alle regole si abbinano in automatico e l'amministrazione tratta solo le differenze reali.
Un'azienda con numerosi reparti e business unit acquista ogni anno materiali d'ufficio, materiali di produzione, attrezzature e servizi esterni.
In passato i reparti inoltravano le richieste d'acquisto via e-mail o strumenti di messaggistica istantanea, il team acquisti raccoglieva i preventivi e l'amministrazione organizzava i pagamenti in base alle fatture.
Pur avendo un regolamento di approvazione degli acquisti, nella pratica l'esecuzione era frammentata e per alcune richieste l'approvazione veniva regolarizzata solo a acquisto avvenuto.
Il management faticava a conoscere in tempo l'importo degli acquisti approvati ma non ancora eseguiti e il fabbisogno di pagamenti dei mesi successivi.
Richieste e ordini d'acquisto non sono gestiti in modo unitario
I reparti presentano le richieste in formati diversi e si perdono facilmente voci come imputazione al budget, data di necessità e specifiche d'acquisto.
I preventivi dei fornitori non diventano dati riutilizzabili
Lo stesso materiale viene acquistato da persone diverse, e prezzi storici e condizioni d'acquisto restano sparsi tra e-mail e allegati.
La verifica delle fatture dipende da controlli manuali
Ordine d'acquisto, ricevimento effettivo e fattura del fornitore sono gestiti da ruoli diversi.
L'amministrazione deve confermare voce per voce quantità, prezzi e condizioni di pagamento, con ripercussioni sull'efficienza.
Primo passo: costruire catalogo acquisti e sistema di approvazione
Si definiscono regole per le richieste d'acquisto in base a categoria merceologica, importo, reparto e imputazione al budget.
Si chiariscono i confini di responsabilità di richiedente, responsabile del budget, esecutore dell'acquisto e approvatore.
Secondo passo: unificare i dati dei fornitori
Si crea l'anagrafica fornitori, uniformando dati fiscali, condizioni di pagamento, valuta d'acquisto, tempi di consegna e registrazioni delle qualifiche dei fornitori chiave.
Si conservano preventivi storici e dati sulle prestazioni d'acquisto dei fornitori.
Terzo passo: costruire il processo dall'acquisto al pagamento
Richiesta d'acquisto, richiesta di offerta, ordine d'acquisto, ricevimento e fattura del fornitore confluiscono nel processo Purchase-to-Pay (P2P).
Gli stati del processo impediscono esecuzioni d'acquisto non autorizzate.
Quarto passo: applicare il three-way match
Ordine d'acquisto, registrazione del ricevimento e fattura del fornitore vengono confrontati con il three-way match (abbinamento a tre vie).
Il sistema verifica quantità, prezzo unitario e relative tolleranze ammesse.
Per le differenze fuori dalle regole si genera automaticamente una voce da rivedere; le fatture conformi passano al successivo flusso di approvazione del pagamento.
Quinto passo: introdurre l'analisi della spesa d'acquisto
La struttura della spesa viene analizzata per fornitore, reparto, categoria di materiale e progetto d'acquisto.
Si individuano acquisti duplicati, variazioni anomale di prezzo e problemi di consegna dei fornitori.
Si dà priorità alla pulizia di fornitori e categorie merceologiche, poi si uniformano richieste d'acquisto e approvazioni.
Segue il collegamento digitale tra ordini d'acquisto, ricevimenti e fatture.
Infine si introducono il three-way match e l'analisi della spesa d'acquisto.
Gli acquisti possono controllare i comportamenti d'acquisto in modo più rigoroso, l'amministrazione individua più rapidamente le differenze nelle fatture e il management ottiene visibilità su spese future e piani di pagamento.
Risultati del progetto (valori approssimativi): abbinamento automatico three-way circa 75%; ciclo di approvazione circa −50%; copertura degli ordini d'acquisto circa 95%.
Indicatori monitorati con continuità: ciclo di approvazione delle richieste d'acquisto, copertura degli ordini d'acquisto, tasso di abbinamento automatico three-way, scostamento dei prezzi d'acquisto, puntualità delle consegne dei fornitori, budget residuo non impegnato.
L'obiettivo della gestione degli acquisti non è trasferire online i moduli di approvazione cartacei.
La vera digitalizzazione degli acquisti deve gestire insieme fabbisogno d'acquisto, impegno commerciale, consegna fisica e pagamento.
*Per tutelare la riservatezza del cliente, le informazioni sull'azienda di questo caso sono state rese anonime; le schermate sono illustrative e i dati sui risultati sono valori approssimativi arrotondati.*
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