Fallstudien · Großunternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen
Procure-to-Pay durchgängig prüfbar: rund 75 % der Rechnungen mit automatischem Drei-Wege-Abgleich
Ein Unternehmen mit mehreren Bereichen führt Bedarfsanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung in einem Procure-to-Pay-Prozess zusammen: Erst freigeben, dann bestellen wird zur Regel, regelkonforme Rechnungen werden automatisch abgeglichen, die Finanzabteilung bearbeitet nur noch echte Abweichungen.
Ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Geschäftseinheiten beschafft jedes Jahr Büromaterial, Produktionsmaterial, Anlagen und externe Dienstleistungen.
Bisher meldeten die Abteilungen ihren Bedarf per E-Mail oder Messenger, das Einkaufsteam holte Angebote ein, und die Finanzabteilung veranlasste Zahlungen anhand der Rechnungen.
Obwohl es ein Freigabeverfahren für Beschaffungen gibt, verläuft die Umsetzung in der Praxis zersplittert; manche Bedarfe werden erst nach Abschluss der Beschaffung nachträglich freigegeben.
Dem Management fällt es schwer, rechtzeitig zu erkennen, welche Beschaffungsvolumina genehmigt, aber noch nicht umgesetzt sind und welche Zahlungsverpflichtungen in den kommenden Monaten anfallen.
Projektergebnisse: automatischer Drei-Wege-Abgleich ca. 75 %; Freigabedauer ca. −50 %; Bestellabdeckung ca. 95 %
Herausforderungen
Bedarfsanforderungen und Bestellungen werden nicht einheitlich verwaltet
Die Abteilungen reichen ihren Bedarf in unterschiedlichen Formaten ein; Budgetzuordnung, Bedarfstermin und Beschaffungsspezifikation werden leicht vergessen.
Lieferantenangebote lassen sich schwer als wiederverwendbare Daten nutzen
Dasselbe Material wird von verschiedenen Personen beschafft, historische Preise und Einkaufskonditionen liegen verstreut in E-Mails und Anhängen.
Die Rechnungsprüfung beruht auf manuellem Abgleich
Bestellung, tatsächlicher Wareneingang und Lieferantenrechnung werden von unterschiedlichen Stellen gepflegt.
Die Finanzabteilung muss Menge, Preis und Zahlungsbedingungen Position für Position prüfen, was die Bearbeitungseffizienz beeinträchtigt.
Die digitale Lösung von SHEPHARD
Bearbeitung einer Lieferantenrechnung: Vergleich vor und nach der Einführung
Schritt 1: Beschaffungskatalog und Freigabesystem aufbauen
Bedarfsanforderungsregeln werden nach Warengruppe, Betrag, Abteilung und Budgetzuordnung festgelegt.
Die Zuständigkeiten von Anforderer, Budgetverantwortlichem, Einkäufer und Freigebendem werden klar abgegrenzt.
Schritt 2: Lieferantendaten vereinheitlichen
Es werden Lieferantenstammdaten angelegt, die Steuerangaben, Zahlungsbedingungen, Einkaufswährung, Lieferzeiten und Qualifikationsnachweise kritischer Lieferanten vereinheitlichen.
Historische Lieferantenangebote und Beschaffungsleistungsdaten bleiben erhalten.
Schritt 3: Den Procure-to-Pay-Prozess aufbauen
Bedarfsanforderung, Angebotseinholung, Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung werden in den Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) eingebunden.
Über den Geschäftsstatus wird die nicht autorisierte Beschaffung kontrolliert.
Schritt 4: Den Drei-Wege-Abgleich umsetzen
Bestellung, Wareneingangsbeleg und Lieferantenrechnung werden im Drei-Wege-Abgleich (Three-way Matching) geprüft.
Das System kontrolliert Menge, Einzelpreis und die jeweils zulässigen Toleranzen.
Bei Abweichungen außerhalb der Regeln wird automatisch ein Prüfvorgang erzeugt; regelkonforme Rechnungen gehen in den nachgelagerten Zahlungsfreigabeprozess.
Schritt 5: Eine Auswertung der Beschaffungsausgaben aufbauen
Die Ausgabenstruktur wird nach Lieferant, Abteilung, Materialkategorie und Beschaffungsprojekt analysiert.
Doppelbeschaffungen, auffällige Preisänderungen und Lieferprobleme von Lieferanten werden erkannt.
Arbeitsplatz für den Drei-Wege-Abgleich (Oberfläche illustrativ, alle Daten fiktiv)
Umsetzungsweg
Vorrangig werden Lieferanten und Beschaffungskategorien bereinigt, dann Bedarfsanforderung und Freigabe vereinheitlicht.
Anschließend werden Bestellung, Wareneingang und Rechnung digital miteinander verknüpft.
Zuletzt werden Drei-Wege-Abgleich und Beschaffungsausgabenanalyse eingeführt.
Geschäftlicher Nutzen
Der Einkauf kann das Beschaffungsverhalten geregelter steuern, die Finanzabteilung erkennt Rechnungsabweichungen schneller, und das Management gewinnt Transparenz über künftige Ausgaben und Zahlungspläne.
Projektergebnisse (Näherungswerte): automatischer Drei-Wege-Abgleich ca. 75 %; Freigabedauer ca. −50 %; Bestellabdeckung ca. 95 %.
Laufend verfolgte Kennzahlen: Freigabedauer von Bedarfsanforderungen, Bestellabdeckung, Quote des automatischen Drei-Wege-Abgleichs, Abweichung der Einkaufspreise, Liefertreue der Lieferanten, nicht verplanter Budgetrest.
Was dieser Fall zeigt
Ziel des Beschaffungsmanagements ist nicht, Freigabeformulare vom Papier ins Netz zu verlagern.
*Zum Schutz der Kundendaten wurden die Unternehmensangaben in dieser Fallstudie anonymisiert; die Oberflächendarstellungen sind illustrativ, die Ergebnisse auf gerundete Näherungswerte gesetzt.*
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