Casos de éxito · Gran empresa con varias divisiones
Una empresa con varios departamentos integra solicitudes de compra, aprobaciones, pedidos, recepciones y facturas de proveedores en un único proceso de compra a pago: aprobar antes de comprar se vuelve la norma, las facturas que cumplen las reglas se concilian solas y finanzas solo trata las diferencias reales.
Una empresa con varios departamentos y unidades de negocio compra cada año material de oficina, materiales de producción, equipos y servicios externos.
Hasta ahora, los departamentos presentaban sus necesidades de compra por correo electrónico o mensajería instantánea, el equipo de compras pedía las ofertas y el departamento financiero programaba los pagos según las facturas.
Aunque la empresa tenía establecido un procedimiento de aprobación de compras, su aplicación real estaba dispersa y algunas necesidades se aprobaban a posteriori, una vez realizada la compra.
A la dirección le resultaba difícil conocer a tiempo el importe de las compras aprobadas pero aún no ejecutadas, y cuántos pagos se generarían en los próximos meses.
Solicitudes y pedidos de compra sin gestión unificada
Los departamentos presentan sus necesidades en formatos distintos, y es fácil que falten la imputación presupuestaria, la fecha requerida o las especificaciones de compra.
Las ofertas de proveedores no generan datos reutilizables
Un mismo material lo compran personas distintas, y los precios históricos y las condiciones de compra están dispersos en correos y adjuntos.
La revisión de facturas depende de la comprobación manual
El pedido de compra, la recepción real y la factura del proveedor las mantienen puestos diferentes.
Finanzas debe confirmar una por una las cantidades, los precios y las condiciones de pago, lo que lastra la eficiencia.
Paso 1: crear un catálogo de compras y un sistema de aprobación
Se establecen reglas para las solicitudes de compra según la categoría, el importe, el departamento y la imputación presupuestaria.
Se delimitan con claridad las responsabilidades del solicitante, el responsable del presupuesto, el ejecutor de la compra y el aprobador.
Paso 2: unificar los datos de proveedores
Se crean los datos maestros de proveedores, con la información fiscal, las condiciones de pago, la moneda de compra, los plazos de entrega y los registros de cualificación de los proveedores clave.
Se conservan las ofertas históricas de proveedores y los datos de desempeño de compras.
Paso 3: implantar el proceso de compra a pago
La solicitud de compra, la petición de ofertas, el pedido, la recepción y la factura del proveedor se integran en un proceso Purchase-to-Pay (P2P).
Los estados del proceso impiden ejecutar compras sin autorización.
Paso 4: aplicar la conciliación a tres bandas
Se realiza la conciliación a tres bandas (Three-way Matching) entre el pedido de compra, el registro de recepción y la factura del proveedor.
El sistema comprueba la cantidad, el precio unitario y las desviaciones permitidas.
Las diferencias que exceden las reglas generan automáticamente un asunto pendiente de revisión; las facturas que las cumplen pasan al proceso de aprobación de pago.
Paso 5: crear el análisis del gasto en compras
Se analiza la estructura del gasto por proveedor, departamento, categoría de material y proyecto de compra.
Se identifican compras duplicadas, variaciones anómalas de precio y problemas de entrega de los proveedores.
Primero se depuran los proveedores y las categorías de compra, y después se unifican las solicitudes de compra y su aprobación.
A continuación se completa la vinculación digital de pedidos, recepciones y facturas.
Por último se despliegan la conciliación a tres bandas y el análisis del gasto en compras.
El departamento de compras puede controlar de forma más ordenada la actividad de compra, finanzas identifica más rápido las diferencias en las facturas y la dirección obtiene visibilidad del gasto futuro y del plan de pagos.
Resultados del proyecto (valores aproximados): tasa de conciliación automática a tres bandas de aprox. 75 %; ciclo de aprobación de aprox. −50 %; cobertura de pedidos de compra de aprox. 95 %.
Indicadores de seguimiento continuo: ciclo de aprobación de solicitudes de compra, cobertura de pedidos de compra, tasa de conciliación automática a tres bandas, desviación de precios de compra, puntualidad de entrega de proveedores, saldo de presupuesto no comprometido.
El objetivo de la gestión de compras no es trasladar los formularios de aprobación del papel a la pantalla.
La verdadera digitalización de las compras debe gestionar a la vez la necesidad de compra, el compromiso comercial, la entrega física y el pago.
*Para proteger la privacidad del cliente, la información de la empresa de este caso se ha anonimizado; las capturas de pantalla son ilustrativas y los resultados son valores aproximados redondeados.*
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