01 · Business Process Optimization

Optimización de procesos

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SHEPHARD parte de la actividad real de la empresa para analizar su estructura organizativa, las responsabilidades de cada departamento y sus procesos, identificar etapas ineficientes, cortes de información y trabajo repetitivo, y rediseñar y optimizar los procesos según las necesidades de crecimiento de la empresa.

Por qué es necesario

Los problemas de procesos suelen esconderse en el trabajo diario.

La eficiencia operativa de una empresa no depende solo de los sistemas que utiliza, sino sobre todo de que sus procesos tengan sentido.

A medida que una empresa crece, sus procesos tienden a complicarse. Cada departamento usa herramientas distintas, el trabajo depende de la comunicación manual, la información se introduce varias veces en distintas etapas y algunos procesos clave dependen incluso de la experiencia de una sola persona. Todo esto aumenta los costes y limita la capacidad de la empresa para avanzar en digitalización e inteligencia artificial.

¿Te suena alguna de estas situaciones?

Los mismos datos se introducen varias veces en distintos departamentos
Las aprobaciones se reclaman por WeChat y, para saber cómo van, hay que preguntar uno por uno
Solo una persona sabe hacer un paso clave y, si se ausenta, todo se para
El sistema ya está en marcha, pero todos siguen usando Excel y papel

Si en tu empresa se dan dos o más, el problema no suele estar en el esfuerzo de las personas, sino en el propio proceso.

Nuestros servicios

01 · Evaluación del negocio
Diagnóstico empresarial
Conocer el modelo de negocio, la estructura organizativa, las actividades y la forma de gestión actual de la empresa, e identificar los problemas clave que afectan a la eficiencia operativa.
- Análisis del modelo de negocio
- Revisión de la estructura organizativa y las responsabilidades
- Evaluación de la gestión actual
- Identificación de problemas y necesidades
- Evaluación de madurez digital
02 · Mapeo de procesos de negocio
Mapeo de procesos
Estructurar los flujos de trabajo complejos y dispersos del día a día, definiendo quién participa en cada paso, cómo circula la información y qué exige cada tarea.
- Identificación y mapeo de procesos
- Análisis de procesos interdepartamentales
- Mapeo de puestos y tareas
- Análisis de flujos de información y de negocio
- Identificación de cuellos de botella
03 · Optimización de procesos
Optimización de procesos
Rediseñar los procesos para eliminar tareas repetitivas, colaboración poco eficiente y lagunas de gestión.
- Estandarización de procesos
- Reducción del trabajo repetitivo
- Mejora de la colaboración entre departamentos
- Optimización de los flujos de aprobación
- Diseño de procedimientos operativos
04 · Hoja de ruta de digitalización
Hoja de ruta digital
Definir una hoja de ruta de implantación digital realista, basada en la situación actual y los objetivos de la empresa.
- Análisis de necesidades digitales
- Planificación de sistemas
- Prioridades de implantación digital
- Planificación de las fases del proyecto
- Recomendaciones de inversión e implantación

Cómo trabajamos

Cómo avanza un proyecto

Cada paso tiene entregables claros: siempre sabes en qué punto está el proyecto y qué has recibido.

01Semanas 1–2
Análisis del negocio
Entrevistamos a la dirección y a los responsables de cada departamento, observamos el trabajo real del personal de primera línea y conocemos el modelo de negocio y la gestión actual.
Entregables
- Actas de las entrevistas
- Lista de problemas clave
02Semanas 3–4
Mapeo de procesos
Convertimos el trabajo disperso en diagramas de proceso claros, señalando quién participa en cada paso, cómo fluye la información y dónde hay cortes y tareas duplicadas.
Entregables
- Diagramas de procesos actuales
- Análisis de cortes en los procesos
03Semanas 5–6
Diseño de la solución
Diseñamos los procesos objetivo, las responsabilidades y la colaboración entre departamentos, distinguiendo qué se resuelve con cambios de gestión y qué necesita apoyo de sistemas.
Entregables
- Diagramas de procesos objetivo
- Matriz de responsabilidades
04A partir de la semana 7
Implantación y hoja de ruta
Acompañamos la prueba piloto y la formación del equipo, ajustamos los detalles según los resultados y definimos la hoja de ruta digital para las siguientes fases.
Entregables
- Documentación de procesos y normas
- Hoja de ruta de implantación digital

El valor para tu empresa

Qué cambia después

01
Menos trabajo manual innecesario y menos duplicidades.
02
Mejor flujo de información y colaboración entre departamentos.
03
Procesos más claros y ordenados.
04
Una base clara para futuros sistemas y aplicaciones de IA.

Casos típicos

Estos casos se basan en situaciones habituales en las empresas y muestran qué tipo de problemas resuelve este servicio.

Distribución mayorista
Un pedido, cinco personas, tres hojas de cálculo
AntesEl comercial toma el pedido y lo envía a administración para registrarlo, el almacén lo vuelve a copiar para la salida y finanzas no descubre que las cantidades no cuadran hasta la conciliación de fin de mes.
DespuésSe unifican los pasos de registro duplicados: el pedido se introduce una sola vez y lo comparten todos los departamentos, y las diferencias se detectan antes del envío.
Fabricación y producción
Varias aprobaciones incluso para compras rutinarias
AntesSea cual sea el importe, todas las compras necesitan la firma del dueño y, cuando está de viaje, la línea de producción se queda esperando el material.
DespuésAutorizaciones por importe y categoría: los responsables de departamento aprueban las compras rutinarias y el dueño solo revisa lo importante.
Cadenas de tiendas
Cada tienda hace las cosas a su manera
AntesLa apertura, los cambios de turno y los inventarios dependen de la experiencia del encargado, la formación de tiendas nuevas es lenta y el nivel de servicio varía de una tienda a otra.
DespuésSe definen procedimientos estándar y listas de comprobación: las tiendas nuevas siguen la lista y la central revisa todas con el mismo criterio.