01 · Business Process Optimization

Ottimizzazione dei processi

Prenota una consulenza gratuita Tutti i servizi

SHEPHARD parte dalle reali attività dell'azienda: analizza la struttura organizzativa, le responsabilità dei reparti e i processi di business, individua le fasi inefficienti, le interruzioni nel flusso delle informazioni e il lavoro ripetitivo, e riprogetta e ottimizza i processi in base alle esigenze di sviluppo dell'azienda.

Perché serve

I problemi di processo si nascondono spesso nel lavoro di ogni giorno.

L'efficienza operativa di un'azienda dipende non solo dai sistemi che usa, ma soprattutto dalla razionalità dei processi di business stessi.

Con la crescita dell'azienda, i processi diventano spesso sempre più complessi. Reparti diversi usano strumenti diversi, il lavoro dipende dalla comunicazione manuale, le informazioni vengono inserite più volte in più passaggi e alcuni processi chiave dipendono perfino dall'esperienza personale dei dipendenti. Questi problemi non solo aumentano i costi operativi, ma limitano anche la capacità dell'azienda di spingersi oltre nella digitalizzazione e nell'intelligenza.

Anche la tua azienda si riconosce in queste situazioni?

Gli stessi dati vengono inseriti più volte in reparti diversi
Le approvazioni si sollecitano su WeChat e per sapere a che punto sono bisogna chiedere a uno a uno
Una fase chiave la sa fare una sola persona e, quando è in ferie, tutto si ferma
Il sistema è online, ma tutti continuano a usare Excel e moduli cartacei

Se nella tua azienda se ne riconoscono due o più, il problema probabilmente non è l'impegno dei dipendenti, ma il processo stesso.

I servizi che offriamo

01 · Valutazione del business
Diagnosi del business aziendale
Comprendiamo il modello di business, la struttura organizzativa, le attività e gli attuali metodi di gestione dell'azienda, per individuare i problemi chiave che incidono sull'efficienza operativa.
- Analisi del modello di business aziendale
- Mappatura della struttura organizzativa e delle responsabilità dei reparti
- Valutazione degli attuali metodi di gestione
- Individuazione dei problemi di business e delle esigenze
- Valutazione della maturità digitale
02 · Mappatura dei processi aziendali
Mappatura dei processi aziendali
Organizziamo in modo strutturato i flussi di lavoro complessi e dispersi delle operazioni quotidiane, chiarendo per ogni fase chi partecipa, come circolano le informazioni e quali requisiti di lavoro si applicano.
- Individuazione e mappatura dei processi aziendali
- Analisi dei processi tra reparti
- Mappatura del rapporto tra ruoli e attività
- Analisi del flusso delle informazioni e del flusso di business
- Individuazione dei colli di bottiglia nei processi
03 · Ottimizzazione dei processi
Ottimizzazione dei processi
Rivediamo i processi in modo più razionale, intervenendo su operazioni ripetitive, collaborazione poco efficiente e lacune di gestione dei processi esistenti.
- Standardizzazione dei processi
- Ottimizzazione del lavoro ripetitivo
- Ottimizzazione dei meccanismi di collaborazione tra reparti
- Ottimizzazione dei processi di approvazione
- Definizione di standard per le operazioni di business
04 · Roadmap di digitalizzazione
Pianificazione della trasformazione digitale
In base alle basi attuali e agli obiettivi futuri dell'azienda, definiamo una roadmap di implementazione digitale concreta e realizzabile.
- Analisi delle esigenze digitali
- Pianificazione della costruzione dei sistemi
- Priorità di implementazione digitale
- Pianificazione per fasi del progetto
- Indicazioni su investimenti e percorso di implementazione

Modalità di collaborazione

Come procede un progetto

Ogni passaggio ha un risultato chiaro: sai sempre a che punto è il progetto e che cosa hai ottenuto.

01Settimane 1–2
Analisi del business
Interviste alla direzione e ai responsabili dei reparti, affiancamento dei dipendenti in prima linea per osservarne il lavoro reale, per comprendere il modello di business e lo stato attuale della gestione.
Deliverable
- Verbali delle interviste sulla situazione attuale
- Elenco dei problemi chiave
02Settimane 3–4
Mappatura dei processi
Trasformiamo il lavoro disperso in diagrammi di flusso chiari, indicando per ogni fase chi partecipa, come fluiscono le informazioni, le interruzioni e le operazioni ripetute.
Deliverable
- Diagramma dei processi attuali
- Analisi delle interruzioni nei processi
03Settimane 5–6
Progettazione della soluzione
Progettiamo i processi target, le responsabilità dei ruoli e i meccanismi di collaborazione tra reparti, distinguendo quali problemi si risolvono con interventi di gestione e quali richiedono il supporto di un sistema.
Deliverable
- Diagramma dei processi target
- Matrice delle responsabilità dei ruoli
04Dalla settimana 7
Implementazione e pianificazione
Affianchiamo la fase di prova e la formazione dei dipendenti, affiniamo i dettagli in base all'esecuzione e definiamo la successiva roadmap di implementazione digitale.
Deliverable
- Documenti di procedura dei processi
- Roadmap di implementazione digitale

Il valore per la tua azienda

Che cosa cambia a lavoro concluso

01
Meno operazioni manuali non necessarie e meno lavoro ripetitivo.
02
Maggiore efficienza nella trasmissione delle informazioni e nella collaborazione tra reparti.
03
Processi di business più chiari e standardizzati.
04
Una base chiara per la futura costruzione dei sistemi e per le applicazioni di IA.

Scenari tipici

Gli scenari seguenti, tratti da situazioni aziendali che incontriamo spesso, illustrano quali problemi può risolvere questo servizio.

Ingrosso e distribuzione
Un solo documento passa per cinque persone e tre fogli
PrimaDopo che le vendite ricevono l'ordine, il documento passa all'ufficio interno per l'inserimento, il magazzino lo ricopia per l'uscita merce e solo alla riconciliazione di fine mese la contabilità scopre che le quantità non tornano.
DopoUniamo le fasi di inserimento duplicato: i dati dell'ordine si inseriscono una volta sola e sono condivisi da tutti i reparti, così le discrepanze emergono prima della spedizione.
Manifattura e produzione
Anche gli acquisti ordinari richiedono più livelli di approvazione
PrimaQualunque sia l'importo, ogni acquisto deve essere firmato dal titolare; quando il titolare è in trasferta, la linea di produzione resta ferma in attesa dei materiali.
DopoDeleghe a livelli in base a importo e categoria: gli acquisti ordinari li approva il responsabile del reparto, il titolare vede solo le questioni importanti.
Catene di negozi
Ogni punto vendita ha il suo modo di lavorare
PrimaApertura, passaggio di turno e inventario dipendono tutti dall'esperienza del responsabile; la formazione dei nuovi negozi è lenta e il livello di servizio varia da un negozio all'altro.
DopoDefiniamo procedure operative standard e liste di controllo uniformi: i nuovi negozi le replicano punto per punto e la sede centrale verifica secondo lo stesso standard.