01 · Business Process Optimization

Prozessoptimierung

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SHEPHARD geht von den tatsächlichen Geschäftsaktivitäten des Unternehmens aus, analysiert Organisationsstruktur, Abteilungsverantwortlichkeiten und Geschäftsprozesse, identifiziert ineffiziente Schritte, Informationsbrüche und wiederkehrende Arbeit und entwirft und optimiert die Prozesse entsprechend den Entwicklungsanforderungen des Unternehmens neu.

Warum es nötig ist

Prozessprobleme verstecken sich oft im Arbeitsalltag.

Die betriebliche Effizienz eines Unternehmens hängt nicht nur davon ab, welche Systeme genutzt werden, sondern vor allem davon, ob die Geschäftsprozesse selbst sinnvoll sind.

Mit dem Wachstum eines Unternehmens werden die Geschäftsprozesse oft immer komplexer. Verschiedene Abteilungen nutzen unterschiedliche Tools, die Arbeit hängt von persönlicher Abstimmung ab, Informationen werden an mehreren Stellen erneut eingegeben, und manche Schlüsselprozesse hängen sogar von der persönlichen Erfahrung einzelner Mitarbeitender ab. Das erhöht nicht nur die Betriebskosten, sondern schränkt auch die Fähigkeit des Unternehmens ein, weiter zu digitalisieren und intelligenter zu werden.

Kommt Ihnen das in Ihrem Unternehmen bekannt vor?

Dieselben Daten werden in verschiedenen Abteilungen mehrfach erfasst
Freigaben werden per WeChat angemahnt, der Stand lässt sich nur durch Nachfragen bei jedem Einzelnen erfahren
Ein entscheidender Schritt wird nur von einer Person beherrscht – ist sie im Urlaub, steht alles still
Das System ist live, doch alle arbeiten weiter mit Excel und Papierbelegen

Treffen zwei oder mehr dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zu, liegt das Problem meist nicht am Einsatz der Mitarbeitenden, sondern an den Prozessen selbst.

Unsere Leistungen

01 · Business Assessment
Geschäftsdiagnose für Unternehmen
Geschäftsmodell, Organisationsstruktur, Geschäftsaktivitäten und bestehende Managementmethoden des Unternehmens verstehen und die entscheidenden Probleme für die betriebliche Effizienz erkennen.
- Analyse des Geschäftsmodells
- Aufnahme von Organisationsstruktur und Abteilungsverantwortlichkeiten
- Bewertung der bestehenden Managementmethoden
- Erkennen von Geschäftsproblemen und Anforderungen
- Bewertung des digitalen Reifegrads
02 · Abbildung der Geschäftsprozesse
Aufnahme der Geschäftsprozesse
Komplexe, verstreute Arbeitsabläufe aus dem Tagesgeschäft strukturiert aufbereiten und für jeden Schritt Beteiligte, Informationsfluss und Arbeitsanforderungen festlegen.
- Erkennung und Darstellung von Geschäftsprozessen
- Abteilungsübergreifende Prozessanalyse
- Aufnahme der Beziehungen zwischen Positionen und Aufgaben
- Analyse von Informations- und Geschäftsfluss
- Erkennen von Prozessengpässen
03 · Prozessoptimierung
Prozessoptimierung
Für Doppelarbeit, ineffiziente Zusammenarbeit und Lücken in der Steuerung der bestehenden Prozesse geeignetere Geschäftsprozesse neu entwerfen.
- Standardisierung der Prozesse
- Optimierung wiederkehrender Arbeit
- Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
- Optimierung von Freigabeprozessen
- Entwurf von Regeln für Geschäftsvorgänge
04 · Roadmap zur Digitalisierung
Planung der digitalen Transformation
Auf Grundlage der bestehenden Basis und der künftigen Ziele des Unternehmens eine praktikable Roadmap für die digitale Umsetzung erstellen.
- Analyse der digitalen Anforderungen
- Planung des Systemaufbaus
- Prioritäten der digitalen Umsetzung
- Planung der Projektphasen
- Empfehlungen zu Investitionen und Umsetzungspfad

Zusammenarbeit

So läuft ein Projekt ab

Jeder Schritt führt zu einem klaren Ergebnis, sodass Sie jederzeit wissen, wo das Projekt steht und was Sie erhalten haben.

01Woche 1–2
Geschäftsanalyse
Gespräche mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen der Abteilungen, Begleitung der Mitarbeitenden an der Basis bei ihrer tatsächlichen Arbeit, um Geschäftsmodell und Managementstand zu verstehen.
Ergebnisse
- Protokolle der Bestandsgespräche
- Liste der Kernprobleme
02Woche 3–4
Prozessaufnahme
Verstreute Arbeit in klare Prozessdiagramme überführen und für jeden Schritt Beteiligte, Informationsfluss, Brüche und wiederholte Vorgänge kennzeichnen.
Ergebnisse
- Ist-Prozessdiagramme
- Analyse der Prozessbrüche
03Woche 5–6
Lösungsentwurf
Soll-Prozesse, Positionsverantwortlichkeiten und Mechanismen der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen entwerfen und unterscheiden, welche Probleme sich durch Anpassungen im Management lösen lassen und welche Systemunterstützung brauchen.
Ergebnisse
- Soll-Prozessdiagramme
- Matrix der Positionsverantwortlichkeiten
04Ab Woche 7
Umsetzung und Planung
Probebetrieb und Schulungen der Mitarbeitenden begleiten, Details anhand der Praxis anpassen und die Roadmap für die weitere digitale Umsetzung erstellen.
Ergebnisse
- Dokumente zu Prozessen und Regeln
- Roadmap der digitalen Umsetzung

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

Was sich danach ändert

01
Unnötige manuelle Vorgänge und Doppelarbeit reduzieren.
02
Informationsweitergabe und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen effizienter machen.
03
Klarere, besser geregelte Geschäftsprozesse etablieren.
04
Eine klare Grundlage für den späteren Systemaufbau und KI-Anwendungen schaffen.

Typische Szenarien

Die folgenden Szenarien sind aus häufigen Unternehmenssituationen zusammengestellt und zeigen, welche Art von Problemen diese Leistung lösen kann.

Groß- und Distributionshandel
Ein Beleg durchläuft fünf Personen und drei Tabellen
VorherNach Auftragseingang im Vertrieb erfasst der Innendienst den Auftrag, das Lager schreibt ihn für den Warenausgang noch einmal ab, und erst beim Monatsabgleich in der Buchhaltung fällt auf, dass die Mengen nicht übereinstimmen.
NachherDoppelte Erfassungsschritte zusammenlegen: Auftragsdaten werden einmal erfasst und von allen Abteilungen gemeinsam genutzt, Abweichungen fallen schon vor dem Versand auf.
Fertigung und Produktion
Selbst Routineeinkäufe durchlaufen mehrere Freigabestufen
VorherUnabhängig vom Betrag muss der Chef jeden Einkauf unterschreiben; ist er auf Reisen, wartet die Produktionslinie auf Material.
NachherGestufte Freigaben nach Betrag und Warengruppe: Routineeinkäufe genehmigt der Abteilungsleiter, der Chef sieht nur die wichtigen Fälle.
Filialketten
Jede Filiale arbeitet auf ihre eigene Weise
VorherEröffnung, Schichtübergabe und Inventur beruhen ganz auf der Erfahrung der Filialleitung, neue Filialen werden langsam eingearbeitet, und das Serviceniveau ist von Filiale zu Filiale unterschiedlich.
NachherEinheitliche Standardarbeitsabläufe und Checklisten erstellen: Neue Filialen übernehmen sie nach Liste, die Zentrale prüft nach demselben Maßstab.

Häufige Fragen

Muss man für Prozessoptimierung ein neues System einführen?

Wie viel Zeit müssen wir investieren?

Wie lange dauert ein Projekt in der Regel?

Wie wird sichergestellt, dass die optimierten Prozesse auch gelebt werden?

Weitere Leistungen

KI und Unternehmenstechnologie, die wir täglich einsetzen.

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Ob Sie noch nach einer Richtung suchen oder bereits einen klaren geschäftlichen Bedarf haben: Wir erkunden gerne gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten.

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