05 · Intelligent Workflow Automation

Flujos de trabajo inteligentes y automatización

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SHEPHARD combina análisis de procesos, integración de sistemas, automatización y aplicaciones de IA para conectar los distintos pasos del trabajo, de modo que las tareas avancen automáticamente según reglas definidas y la IA intervenga para valorar y gestionar cuando sea necesario.

Por qué es necesario

Gran parte del tiempo de tus empleados se va en «pasar información».

Gran parte del trabajo de una empresa no se hace de forma aislada, sino con la participación de varios puestos, departamentos y sistemas.

Por ejemplo, un pedido puede pasar por la confirmación del cliente, el registro del pedido, la comprobación de stock, la gestión de compras, la logística y la liquidación financiera. Si estas fases no están bien conectadas, los empleados tienen que cambiar constantemente de sistema, volver a introducir datos, enviar avisos y hacer seguimiento de tareas.

¿Te suena alguna de estas situaciones?

La misma información se introduce varias veces en distintos sistemas
El traspaso de tareas depende de grupos de WeChat y recordatorios verbales, y a menudo se pierde
Para saber en qué fase está un pedido hay que hacer varias llamadas
Lo primero cada mañana es exportar datos a mano y preparar el informe diario

Ninguna de estas tareas es difícil por sí sola, pero juntas suelen ocupar más de la mitad del tiempo de los empleados.

Nuestros servicios

01 · Automatización de procesos de negocio
Automatización de procesos de negocio
Convertir las tareas repetitivas y con reglas claras en procesos automatizados.
- Introducción automática de datos
- Sincronización automática de la información
- Avisos y recordatorios automáticos
- Flujo automático de aprobaciones
- Tareas programadas y generación de informes
02 · Gestión inteligente de tareas
Gestión inteligente de tareas
Activar, asignar y hacer seguimiento de tareas automáticamente según las reglas de negocio y la carga real de trabajo.
- Creación automática de tareas
- Asignación inteligente de tareas
- Seguimiento del avance del trabajo
- Gestión del estado de las tareas
- Alertas de incidencias y escalado
03 · Integración entre sistemas
Colaboración entre sistemas
Conectar los sistemas de negocio existentes para que la información fluya entre sistemas y áreas.
- Conexión de ERP con sistemas de negocio
- Conexión de CRM con gestión de clientes
- Coordinación de datos con el sistema financiero
- Integración con sistemas de logística y cadena de suministro
- Conexión de aplicaciones internas de la empresa
04 · Flujos de trabajo con IA
Flujos de trabajo con IA
Incorporar IA a la automatización tradicional, para que los flujos no solo sigan reglas predefinidas, sino que también puedan gestionar tareas que requieren comprender información, reconocer contenidos y apoyar el criterio.
- Proceso de tratamiento de documentos con IA
- Procesamiento inteligente de pedidos
- Identificación y derivación de solicitudes de clientes
- Revisión de la información de negocio
- Detección y gestión inteligente de incidencias

Cómo trabajamos

Cómo avanza un proyecto

Primero se aclaran las reglas y después se encarga su ejecución al sistema; donde hace falta criterio, se mantiene a una persona o se deja en manos de la IA.

01Semanas 1–2
Análisis del proceso
Seguimos una operación de principio a fin para encontrar las fases con más duplicación de datos, traspasos manuales y esperas.
Entregables
- Análisis de la situación actual del proceso
- Lista de oportunidades de automatización
02Semanas 3–4
Diseño de reglas
Definimos con claridad, para cada fase, las condiciones de activación, las reglas de tratamiento, los responsables y las excepciones, y diseñamos el flujo de trabajo objetivo.
Entregables
- Documento de reglas de automatización
- Diseño del flujo de trabajo objetivo
03Semanas 5–8
Integración y construcción
Conectamos los sistemas implicados, construimos los procesos automatizados e incorporamos la IA en las fases que requieren comprender contenidos o hacer una valoración inicial.
Entregables
- Procesos automatizados en producción
- Interfaces del sistema
04A partir de la semana 9
Operación y optimización
Supervisamos el funcionamiento de los procesos, gestionamos incidencias y excepciones, y ajustamos las reglas de forma continua según evolucione el negocio.
Entregables
- Panel de funcionamiento de los procesos
- Mecanismo de gestión de incidencias

El valor para tu empresa

Qué cambia después

01
Menos operaciones manuales repetitivas.
02
Mayor eficiencia en la colaboración entre departamentos.
03
Menos errores al transmitir la información.
04
Mayor trazabilidad de los procesos de negocio.
05
Más tiempo del equipo dedicado a tareas que requieren criterio profesional.

Casos típicos

Estos casos se basan en situaciones habituales en las empresas y muestran qué tipo de problemas resuelve este servicio.

Distribución mayorista
Un pedido que hay que registrar en cuatro sistemas
AntesCuando entra un pedido, administración lo registra por separado en el sistema de ventas, el de almacén y el software financiero, y además avisa a cada departamento por mensaje.
DespuésEl pedido se registra una sola vez, se sincroniza automáticamente con todos los sistemas, se avisa a las personas implicadas y, si falta stock, se alerta a compras.
Logística y cadena de suministro
Los clientes preguntan siempre dónde está su pedido
AntesAtención al cliente dedica muchas horas al día a consultar el estado de los envíos y a responder uno por uno, y en los picos de actividad no da abasto.
DespuésCuando cambia un hito logístico se avisa automáticamente al cliente, y ante cualquier retraso atención al cliente recibe una alerta inmediata para hacer seguimiento.
Servicios profesionales y empresariales
Conciliación y facturación mensuales manuales
AntesCada mes, finanzas suma a mano las horas y los gastos, los revisa, emite las facturas una a una y las envía por correo; a principios de mes siempre hay horas extra.
DespuésLas horas y los gastos se resumen automáticamente en una factura y, tras su revisión, se emite con un clic y se envía al cliente.