03 · Enterprise Knowledge Intelligence

Wissensintelligenz

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SHEPHARD hilft Unternehmen, internes Wissen systematisch zu ordnen und zu organisieren. Mit Wissensmanagement und KI-Technologie lassen sich die angesammelten Informationen leichter finden, verstehen und abrufen.

Warum es nötig ist

Die wertvollsten Erfahrungen eines Unternehmens stecken oft nur in den Köpfen weniger Menschen.

Im Laufe der Geschäftstätigkeit sammelt ein Unternehmen viel Wissen an. Dieses Wissen steckt in Geschäftsunterlagen, Verträgen, Bedienungsanleitungen, historischen Aufträgen, der Erfahrung der Mitarbeitenden, internen Regelwerken und allerlei Geschäftsaufzeichnungen.

Ist das Wissen jedoch auf verschiedene Systeme und einzelne Personen verteilt, kann das Unternehmen diese Ansammlung kaum ausschöpfen. Mitarbeitende müssen immer wieder nach Unterlagen suchen, Kolleginnen und Kollegen wiederholt fragen und sich bei Problemen auf persönliche Erfahrung verlassen. Mit der Fluktuation geht auch wichtiges Geschäftswissen verloren.

Kommt Ihnen das in Ihrem Unternehmen bekannt vor?

Neue Mitarbeitende stellen immer dieselben Fragen, erfahrene werden so oft unterbrochen, dass sie nicht zum Arbeiten kommen
Um einen Vertrag oder eine Bedienungsanleitung zu finden, muss man mehrere Ordner durchsuchen
Bei derselben Frage geben verschiedene Personen den Kunden unterschiedliche Antworten
Sobald erfahrene Mitarbeitende gehen, weiß niemand mehr, wie vieles gemacht wird

Solange Wissen nicht geordnet ist, zahlt ein Unternehmen jeden Tag Zeit dafür, Antworten „neu zu finden“.

Unsere Leistungen

01 · Wissensanalyse
Erfassung des Unternehmenswissens
Bereits im Unternehmen aufgebaute Wissensressourcen erkennen und Herkunft, Art und Nutzungsszenarien des Wissens verstehen.
- Erfassung der Wissensressourcen des Unternehmens
- Aufbereitung interner Dokumente und Geschäftsunterlagen
- Aufnahme von Unternehmensregeln und Arbeitsvorgaben
- Erkennen von Geschäftserfahrung
- Analyse des Bedarfs an Wissensnutzung
02 · Aufbau von Wissensdatenbanken
Aufbau einer Wissensdatenbank
Unternehmenswissen aus unterschiedlichen Quellen klassifizieren, ordnen und strukturiert verwalten und so ein einheitliches Wissensmanagement etablieren.
- Wissensdatenbank für Unternehmensdokumente
- Wissensdatenbank für das Geschäft
- Wissensdatenbank für Produkte und Leistungen
- Wissensdatenbank für interne Regelwerke
- Verwaltung historischer Geschäftsaufzeichnungen
03 · Intelligente Wissenssuche
Intelligente Wissenssuche
Mit KI-Technologie ermöglichen, dass Mitarbeitende internes Unternehmenswissen in natürlicher Sprache abfragen und schnell relevante Informationen erhalten.
- Wissensabfrage in natürlicher Sprache
- Intelligente Suche im Unternehmen
- Informationssuche über mehrere Dokumente hinweg
- Wissensverknüpfung und Informationsextraktion
- Intelligentes Frage-Antwort-System
04 · Wissensbasierte Anwendungen
Anwendung des Unternehmenswissens
Unternehmenswissen in reale Geschäftsszenarien einbetten, sodass Wissen nicht nur gespeichert wird, sondern Mitarbeitende bei ihrer Arbeit unterstützt.
- Intelligente Geschäftsberatung
- Wissensassistent für interne Mitarbeitende
- Abfrage von Geschäftsregeln
- Referenz auf historische Fälle
- Unterstützung bei Geschäftsvorgängen

Zusammenarbeit

So läuft ein Projekt ab

Zuerst bestimmen, welches Wissen am häufigsten gebraucht wird, dann ordnen, einpflegen und an KI anbinden, damit Mitarbeitende es direkt bei der Arbeit nutzen.

01Woche 1–2
Wissenserfassung
Gespräche mit den Abteilungen, um die am häufigsten gestellten Fragen, die am häufigsten abgerufenen Dokumente und die nur bei wenigen Personen vorhandene Erfahrung zu ermitteln.
Ergebnisse
- Verzeichnis der Wissensressourcen
- Liste der häufigen Fragen
02Woche 3–4
Aufbereitung und Strukturierung
Verstreute Dokumente, Regelwerke und Erfahrungen in eine einheitliche Struktur bringen, fehlende Inhalte ergänzen und veraltete Informationen kennzeichnen.
Ergebnisse
- Wissensklassifikation
- Aufbereitete Inhalte der Wissensdatenbank
03Woche 5–7
Start der intelligenten Suche
Wissensdatenbank des Unternehmens und KI-Frage-Antwort aufbauen: Mitarbeitende stellen Fragen in Alltagssprache, das System liefert Antworten samt Originalquelle.
Ergebnisse
- Wissensdatenbank-System des Unternehmens
- KI-Frage-Antwort-Assistent
04Ab Woche 8
Anwendung und Aktualisierung
Das Wissen in konkrete Szenarien wie Kundenservice, Vertrieb und Schulung einbinden und Mechanismen für Inhaltsaktualisierung und Berechtigungsverwaltung einrichten.
Ergebnisse
- Prozess der Wissenspflege
- Nutzungsbericht

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

Was sich danach ändert

01
Weniger Zeit für das Suchen und Aufbereiten von Informationen.
02
Weniger übermäßige Abhängigkeit von persönlicher Erfahrung.
03
Wissen im Unternehmen effizienter teilen und wiederverwenden.
04
Weniger Wissensverlust durch Fluktuation.
05
Die im Unternehmen angesammelte Erfahrung dauerhaft Wert schaffen lassen.

Typische Szenarien

Die folgenden Szenarien sind aus häufigen Unternehmenssituationen zusammengestellt und zeigen, welche Art von Problemen diese Leistung lösen kann.

Fach- und Unternehmensdienstleistungen
Dieselbe Frage, jede Beraterin und jeder Berater antwortet anders
VorherProjekterfahrung liegt verstreut auf den Rechnern Einzelner; neue Berater müssen bei Problemen überall nachfragen, und auch die Antworten an Kunden sind uneinheitlich.
NachherHistorische Konzepte und Standardantworten werden in die Wissensdatenbank übernommen; wer eine Frage stellt, findet Referenzen samt Angabe des zugehörigen Projekts.
Fertigung und Produktion
Bei Störungen an Anlagen kann nur der erfahrene Meister reparieren
VorherErfahrung bei der Störungsbehebung wird mündlich weitergegeben; ist der Meister im Urlaub, kann schon ein kleines Problem die Produktionslinie stoppen.
NachherWartungsaufzeichnungen und Bearbeitungsschritte werden als Wissensdatenbank aufbereitet; das Personal vor Ort findet die Lösung per Smartphone.
Groß- und Distributionshandel
Der Vertrieb fragt ständig nach Produktparametern und Richtlinien
VorherProduktspezifikationen, Preisrichtlinien und Serviceregeln stehen verstreut in mehreren Dateien; der Vertrieb fragt täglich immer wieder beim Innendienst nach.
NachherDer KI-Assistent beantwortet Fragen zu Produkten und Richtlinien direkt und fügt die aktuellen Dokumente bei; der Innendienst wird nicht mehr von denselben Fragen unterbrochen.

FallstudienEin Zollagent: Die Klassifizierungserfahrung erfahrener Zollabfertiger in eine Produktwissensdatenbank überführen, die mit jeder Nutzung genauer wird

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das von einem allgemeinen KI-Chat-Tool?

Unsere Unterlagen sind sehr verstreut und uneinheitlich formatiert – geht das trotzdem?

Was ist, wenn die KI falsch antwortet?

Wer pflegt die Wissensdatenbank nach dem Aufbau?

Weitere Leistungen

KI und Unternehmenstechnologie, die wir täglich einsetzen.

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Aufbereitung und Strukturierung

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