05 · Intelligent Workflow Automation

Intelligente Workflows & Automatisierung

Kostenlose Beratung buchen Alle Leistungen

SHEPHARD verbindet mit Prozessanalyse, Systemintegration, Automatisierungstechnik und KI-Anwendungen die verschiedenen Arbeitsschritte, sodass Aufgaben nach festgelegten Regeln automatisch weiterlaufen und bei Bedarf die KI an Beurteilung und Bearbeitung beteiligt wird.

Warum es nötig ist

Ein großer Teil der Zeit der Mitarbeitenden geht für die „Weitergabe von Informationen“ drauf.

Vieles im Unternehmen wird nicht allein erledigt, sondern gemeinsam von mehreren Positionen, Abteilungen und Systemen.

Eine Bestellung etwa durchläuft oft mehrere Schritte: Kundenbestätigung, Auftragserfassung, Bestandsabgleich, Einkaufsplanung, Logistikabwicklung und finanzielle Abrechnung. Fehlt die wirksame Verbindung zwischen diesen Schritten, müssen Mitarbeitende ständig zwischen Systemen wechseln, Informationen mehrfach erfassen, Benachrichtigungen versenden und Aufgaben nachverfolgen.

Kommt Ihnen das in Ihrem Unternehmen bekannt vor?

Dieselbe Information wird in mehreren Systemen erneut erfasst
Aufgabenübergaben laufen über WeChat-Gruppen und mündliche Erinnerungen und gehen oft verloren
Wo eine Bestellung gerade hängt, weiß man erst nach mehreren Telefonaten
Jeden Morgen beginnt der Tag mit manuellem Datenexport und dem Tagesbericht

Jede dieser Aufgaben ist für sich genommen nicht schwierig, doch zusammen nehmen sie oft mehr als die Hälfte der Arbeitszeit der Mitarbeitenden in Anspruch.

Unsere Leistungen

01 · Automatisierung von Geschäftsprozessen
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Klar geregelte, häufig wiederkehrende Geschäftsvorgänge in automatisierte Abläufe überführen.
- Automatische Dateneingabe
- Automatische Informationssynchronisierung
- Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Automatischer Ablauf von Geschäftsfreigaben
- Zeitgesteuerte Aufgaben und Berichtserstellung
02 · Intelligentes Aufgabenmanagement
Intelligentes Aufgabenmanagement
Aufgaben nach Geschäftsregeln und tatsächlicher Arbeitslage automatisch auslösen, zuweisen und nachverfolgen.
- Automatische Aufgabenerstellung
- Intelligente Aufgabenverteilung
- Verfolgung des Arbeitsfortschritts
- Verwaltung von Aufgabenstatus
- Warnmeldungen und Eskalation bei Abweichungen
03 · Systemübergreifende Integration
Systemübergreifende Geschäftskoordination
Bestehende Geschäftssysteme des Unternehmens verbinden, damit Informationen zwischen Systemen und Geschäftsschritten fließen können.
- Anbindung von ERP- und Fachsystemen
- Anbindung von CRM und Kundenmanagement
- Datenabgleich mit Finanzsystemen
- Integration von Logistik- und Lieferkettensystemen
- Anbindung interner Unternehmensanwendungen
04 · KI-gestützte Workflows
Intelligente KI-Workflows
KI in klassische Automatisierungsabläufe einbinden, sodass Workflows nicht nur nach festen Regeln arbeiten, sondern auch Aufgaben bewältigen, die Informationsverständnis, Inhaltserkennung und Entscheidungsunterstützung erfordern.
- KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
- Intelligente Auftragsbearbeitung
- Erkennung und Weiterleitung von Kundenanfragen
- Prüfung von Geschäftsinformationen
- Intelligente Erkennung und Behandlung von Abweichungen

Zusammenarbeit

So läuft ein Projekt ab

Erst die Regeln klären, dann dem System die Ausführung überlassen; wo Urteilsvermögen gefragt ist, bleibt der Mensch zuständig oder die KI übernimmt.

01Woche 1–2
Prozessanalyse
Wir verfolgen einen Geschäftsvorgang von Anfang bis Ende und finden die Stellen mit den meisten Mehrfacherfassungen, manuellen Übergaben und Wartezeiten.
Ergebnisse
- Analyse des Prozessstatus
- Liste der Automatisierungspotenziale
02Woche 3–4
Regelgestaltung
Wir legen für jeden Schritt Auslöser, Bearbeitungsregeln, Verantwortliche und Ausnahmen fest und gestalten den Ziel-Workflow.
Ergebnisse
- Dokumentation der Automatisierungsregeln
- Entwurf des Ziel-Workflows
03Woche 5–8
Integration und Aufbau
Wir verbinden die relevanten Systeme, bauen die automatisierten Abläufe auf und setzen KI dort ein, wo Inhalte verstanden oder erste Einschätzungen getroffen werden müssen.
Ergebnisse
- Produktiv geschaltete automatisierte Abläufe
- Systemschnittstellen
04Ab Woche 9
Betrieb und Optimierung
Wir überwachen den Betrieb der Abläufe, behandeln Störungen und Ausnahmen und passen die Regeln laufend an veränderte Geschäftsanforderungen an.
Ergebnisse
- Dashboard zum Prozessbetrieb
- Mechanismus zur Behandlung von Abweichungen

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

Was sich danach ändert

01
Weniger wiederkehrende manuelle Tätigkeiten.
02
Höhere Effizienz in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
03
Weniger Fehler bei der Weitergabe von Informationen.
04
Bessere Nachverfolgbarkeit der Geschäftsprozesse.
05
Mehr Zeit für Aufgaben, die fachliches Urteilsvermögen erfordern.

Typische Szenarien

Die folgenden Szenarien sind aus häufigen Unternehmenssituationen zusammengestellt und zeigen, welche Art von Problemen diese Leistung lösen kann.

Groß- und Distributionshandel
Eine Bestellung, die in vier Systemen einzeln erfasst wird
VorherNach Auftragseingang erfasst der Innendienst die Bestellung nacheinander im Vertriebssystem, im Lagersystem und in der Finanzsoftware und benachrichtigt zusätzlich die einzelnen Abteilungen per Nachricht.
NachherDie Bestellung wird einmal erfasst, automatisch mit allen Systemen synchronisiert und die Beteiligten werden benachrichtigt; bei Bestandsmangel wird der Einkauf automatisch erinnert.
Logistik und Lieferkette
Kunden fragen ständig, wo ihre Ware bleibt
VorherDer Kundenservice verbringt täglich viel Zeit damit, Sendungsstatus abzufragen und Kunden einzeln zu antworten; in Spitzenzeiten ist das kaum zu bewältigen.
NachherBei Änderungen an Logistikstationen werden Kunden automatisch benachrichtigt, bei Verzögerungen wird der Kundenservice sofort zur Nachverfolgung erinnert.
Fach- und Unternehmensdienstleistungen
Monatsabstimmung und Rechnungsstellung erfolgen von Hand
VorherDie Finanzabteilung fasst jeden Monat Arbeitsstunden und Kosten manuell zusammen, prüft sie, stellt dann einzeln Rechnungen aus und versendet sie per E-Mail; Überstunden zu Monatsbeginn sind die Regel.
NachherArbeitsstunden und Kosten werden automatisch zusammengefasst und zu Abrechnungen verarbeitet; nach der Prüfung wird die Rechnung mit einem Klick erstellt und an den Kunden gesendet.

FallstudienEin Zollagent: Vom Sammeln der Dokumente bis zur Erstellung der Zollanmeldung läuft der gesamte Prozess automatisch ab

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich Automatisierung und RPA?

Prozesse ändern sich häufig – wird die Automatisierung dann schnell unbrauchbar?

Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?

Muss zuerst ein neues System eingeführt werden, bevor automatisiert werden kann?

Weitere Leistungen

KI und Unternehmenstechnologie, die wir täglich einsetzen.

Jetzt starten

Jede Veränderung beginnt mit einem Gespräch

Ob Sie noch nach einer Richtung suchen oder bereits einen klaren geschäftlichen Bedarf haben: Wir erkunden gerne gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Beginnen Sie mit einem Gespräch.

In einer kostenlosen 30-minütigen Beratung mit unserem Team erfahren Sie, was die Digitalisierung Ihres Unternehmens möglich macht.

Kostenlose Beratung buchen

Sie haben bereits einen klaren geschäftlichen Bedarf?

Beginnen wir damit, Ihr Geschäft zu verstehen.

Schildern Sie uns die aktuelle Lage Ihres Unternehmens, Ihre Herausforderungen im Management und Ihre Entwicklungsziele. Wir zeigen Ihnen passende digitale Lösungsrichtungen auf.

Leistungen entdecken

Wir antworten Ihnen innerhalb von 48 Stunden

Intelligente Workflows & Automatisierung

Ein großer Teil der Zeit der Mitarbeitenden geht für die „Weitergabe von Informationen“ drauf.

Unsere Leistungen

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Intelligentes Aufgabenmanagement

Systemübergreifende Geschäftskoordination

Intelligente KI-Workflows

So läuft ein Projekt ab

Prozessanalyse

Regelgestaltung

Integration und Aufbau

Betrieb und Optimierung