05 · Intelligent Workflow Automation

Workflow intelligenti e automazione

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Con analisi dei processi di business, integrazione dei sistemi, tecnologie di automazione e applicazioni di IA, SHEPHARD collega le diverse fasi di lavoro, così che le attività fluiscano automaticamente secondo regole stabilite e, quando serve, l'IA partecipi alla valutazione e all'elaborazione.

Perché serve

Gran parte del tempo dei dipendenti se ne va nel «passare informazioni».

Molte attività aziendali non si svolgono da sole, ma coinvolgono più ruoli, reparti e sistemi.

Ad esempio, un ordine può dover passare per più fasi: conferma del cliente, inserimento dell'ordine, verifica delle giacenze, pianificazione degli acquisti, gestione della logistica e regolazione contabile. Se queste fasi non sono collegate in modo efficace, i dipendenti devono passare continuamente da un sistema all'altro, reinserire le stesse informazioni, inviare notifiche e seguire le attività.

Anche la tua azienda si riconosce in queste situazioni?

Le stesse informazioni vanno reinserite in più sistemi
Il passaggio delle attività avviene tramite gruppi WeChat e promemoria a voce, e spesso qualcosa si perde
Per sapere a che punto è un ordine servono diverse telefonate
Ogni mattina si comincia esportando i dati a mano e preparando il report giornaliero

Prese singolarmente, queste attività non sono difficili, ma sommate occupano spesso più della metà del tempo dei dipendenti.

I servizi che offriamo

01 · Automazione dei processi aziendali
Automazione dei processi aziendali
Trasformiamo in processi automatizzati le operazioni di business con regole chiare e alta ripetitività.
- Inserimento automatico dei dati
- Sincronizzazione automatica delle informazioni
- Notifiche e promemoria automatici
- Flusso automatico delle approvazioni
- Attività pianificate e generazione di report
02 · Gestione intelligente delle attività
Gestione intelligente delle attività
In base alle regole di business e alla situazione di lavoro reale, avviamo, assegniamo e monitoriamo le attività in modo automatico.
- Creazione automatica delle attività
- Assegnazione intelligente delle attività
- Monitoraggio dell'avanzamento
- Gestione dello stato delle attività
- Segnalazione e escalation delle anomalie
03 · Integrazione tra sistemi
Collaborazione di business tra sistemi
Colleghiamo i sistemi aziendali già in uso, in modo che le informazioni circolino tra sistemi e fasi di business diversi.
- Collegamento tra ERP e sistemi aziendali
- Collegamento tra CRM e gestione clienti
- Collaborazione sui dati del sistema finanziario
- Integrazione con i sistemi di logistica e supply chain
- Collegamento delle applicazioni interne
04 · Workflow basati su IA
Workflow intelligenti con IA
Introduciamo l'IA nei processi di automazione tradizionali, così che il workflow non si limiti a seguire regole predefinite ma gestisca anche attività che richiedono comprensione delle informazioni, riconoscimento dei contenuti e supporto alle valutazioni.
- Flussi di elaborazione documentale con IA
- Elaborazione intelligente degli ordini
- Riconoscimento e smistamento delle richieste dei clienti
- Verifica delle informazioni aziendali
- Riconoscimento e gestione intelligente delle anomalie

Modalità di collaborazione

Come procede un progetto

Prima si chiariscono le regole, poi si affida l'esecuzione al sistema; dove serve giudizio, si mantiene l'intervento umano o si passa all'IA.

01Settimane 1–2
Analisi dei processi
Seguiamo un'attività dall'inizio alla fine, per individuare le fasi con più reinserimenti, passaggi manuali e attese.
Deliverable
- Analisi dello stato attuale dei processi
- Elenco delle opportunità di automazione
02Settimane 3–4
Progettazione delle regole
Descriviamo con chiarezza, per ogni fase, condizioni di avvio, regole di gestione, responsabili ed eccezioni, e progettiamo il workflow di destinazione.
Deliverable
- Documento delle regole di automazione
- Progettazione del workflow di destinazione
03Settimane 5–8
Integrazione e realizzazione
Colleghiamo i sistemi coinvolti, costruiamo i flussi automatici e inseriamo l'IA nelle fasi in cui serve comprendere i contenuti o fare una prima valutazione.
Deliverable
- Flussi automatici in produzione
- Interfacce di sistema
04Dalla settimana 9
Esercizio e ottimizzazione
Monitoriamo il funzionamento dei flussi, gestiamo anomalie ed eccezioni e adeguiamo le regole in base ai cambiamenti del business.
Deliverable
- Dashboard di esecuzione dei processi
- Meccanismo di gestione delle anomalie

Il valore per la tua azienda

Che cosa cambia a lavoro concluso

01
Meno operazioni manuali ripetitive.
02
Maggiore efficienza nella collaborazione tra reparti.
03
Meno errori nel passaggio delle informazioni.
04
Maggiore tracciabilità dei processi aziendali.
05
Più tempo per i dipendenti da dedicare al lavoro che richiede competenza professionale.

Scenari tipici

Gli scenari seguenti, tratti da situazioni aziendali che incontriamo spesso, illustrano quali problemi può risolvere questo servizio.

Ingrosso e distribuzione
Un ordine da inserire quattro volte, in quattro sistemi
PrimaUna volta arrivato l'ordine, l'ufficio amministrativo lo inserisce separatamente nel sistema vendite, nel sistema di magazzino e nel software di contabilità, e deve anche avvisare i vari reparti con dei messaggi.
DopoL'ordine si inserisce una sola volta, si sincronizza in automatico con tutti i sistemi e avvisa le persone interessate; se le scorte sono insufficienti, l'ufficio acquisti riceve un promemoria.
Logistica e supply chain
I clienti chiedono sempre dov'è la merce
PrimaOgni giorno il servizio clienti dedica molto tempo a controllare lo stato delle spedizioni e a rispondere ai clienti uno per uno, e nei periodi di punta non riesce a stare al passo.
DopoQuando cambia una tappa logistica, il cliente viene avvisato in automatico; in caso di ritardi anomali, il servizio clienti viene avvisato subito per intervenire.
Servizi professionali e di business
Riconciliazioni e fatturazione mensili fatte a mano
PrimaOgni mese l'amministrazione riepiloga a mano ore e spese, le verifica e poi emette le fatture una a una e le invia per email; a inizio mese si fanno sempre gli straordinari.
DopoOre e spese vengono riepilogate in automatico in un conteggio da fatturare; dopo la revisione, la fattura si emette con un clic e viene inviata al cliente.