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05 · Intelligent Workflow Automation

Workflows intelligents et automatisation

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SHEPHARD s'appuie sur l'analyse des processus, l'intégration des systèmes, l'automatisation et les applications d'IA pour relier les différentes étapes du travail, afin que les tâches circulent automatiquement selon des règles définies, l'IA intervenant si nécessaire pour évaluer et traiter.

Pourquoi c'est nécessaire

Une grande partie du temps de vos collaborateurs sert à « faire circuler l'information ».

Dans une entreprise, beaucoup de tâches ne s'accomplissent pas isolément : elles mobilisent plusieurs postes, services et systèmes.

Prenons l'exemple d'une commande : elle peut passer par la confirmation du client, la saisie, le contrôle des stocks, l'organisation des achats, la logistique et le règlement financier. Sans lien efficace entre ces étapes, les collaborateurs changent sans cesse de système, ressaisissent les mêmes informations, envoient des notifications et relancent les tâches.

Vous reconnaissez-vous dans ces situations ?

  • La même information doit être saisie dans plusieurs systèmes

  • Les transmissions de tâches reposent sur des groupes WeChat et des rappels oraux, et des oublis surviennent souvent

  • Pour savoir où en est une commande, il faut passer plusieurs appels

  • Chaque matin commence par l'export manuel des données et la préparation du rapport quotidien

Prises une à une, ces tâches n'ont rien de difficile, mais cumulées, elles occupent souvent plus de la moitié du temps des équipes.

Nos services

  1. 01 · Automatisation des processus métier

    Automatisation des processus métier

    Transformer les opérations répétitives et régies par des règles claires en processus automatisés.

    • Saisie automatique des données
    • Synchronisation automatique des informations
    • Notifications et rappels automatiques
    • Circulation automatique des validations métier
    • Tâches planifiées et génération de rapports
  2. 02 · Gestion intelligente des tâches

    Gestion intelligente des tâches

    Déclencher, attribuer et suivre automatiquement les tâches selon les règles métier et la charge réelle.

    • Création automatique de tâches
    • Attribution intelligente des tâches
    • Suivi de l'avancement
    • Gestion des statuts de tâches
    • Alertes d'anomalie et escalade
  3. 03 · Intégration inter-systèmes

    Collaboration entre systèmes

    Relier les systèmes existants de l'entreprise pour que l'information circule entre les outils et les fonctions.

    • Connexion de l'ERP aux systèmes métier
    • Connexion du CRM et de la gestion client
    • Synchronisation des données du système financier
    • Intégration des systèmes de logistique et de chaîne d'approvisionnement
    • Connexion des applications internes
  4. 04 · Workflows pilotés par l'IA

    Workflows intelligents avec l'IA

    Introduire l'IA dans l'automatisation classique, pour que les workflows ne se contentent plus d'appliquer des règles prédéfinies mais puissent aussi traiter des tâches qui demandent de comprendre l'information, de reconnaître des contenus et d'aider au jugement.

    • Traitement de documents par IA
    • Traitement intelligent des commandes
    • Identification et orientation des demandes clients
    • Vérification des informations métier
    • Détection et traitement intelligents des anomalies

Notre méthode

Le déroulement d'un projet

Nous clarifions d'abord les règles, puis nous confions leur exécution au système ; là où un jugement est nécessaire, l'humain ou l'IA intervient.

  1. 01Semaines 1–2

    Analyse des processus

    Nous suivons une activité de bout en bout pour repérer les étapes qui concentrent le plus de ressaisies, de transmissions manuelles et d'attente.

    Livrables
    • État des lieux des processus
    • Liste des opportunités d'automatisation
  2. 02Semaines 3–4

    Conception des règles

    Pour chaque étape, nous décrivons clairement les déclencheurs, les règles de traitement, les responsables et les exceptions, puis nous concevons le workflow cible.

    Livrables
    • Document des règles d'automatisation
    • Conception du workflow cible
  3. 03Semaines 5–8

    Intégration et mise en place

    Nous connectons les systèmes concernés, construisons les processus automatisés et intégrons l'IA aux étapes qui demandent de comprendre un contenu ou d'effectuer un premier jugement.

    Livrables
    • Processus automatisés mis en production
    • Interfaces système
  4. 04À partir de la semaine 9

    Exploitation et optimisation

    Nous surveillons le fonctionnement des processus, traitons les anomalies et les exceptions, et ajustons les règles en continu au rythme de l'évolution de l'activité.

    Livrables
    • Tableau de bord d'exploitation des processus
    • Mécanisme de traitement des anomalies

La valeur pour votre entreprise

Ce qui change ensuite

Cas d'usage types

Ces situations s'inspirent de cas que nous rencontrons fréquemment et illustrent les problèmes que ce service permet de résoudre.

  • Commerce de gros et distribution

    Une commande à saisir dans quatre systèmes

    AvantUne fois la commande reçue, l'assistant administratif la saisit séparément dans le système de ventes, le système d'entrepôt et le logiciel de comptabilité, puis envoie des messages pour prévenir chaque service.
    AprèsLa commande est saisie une seule fois, synchronisée automatiquement avec tous les systèmes, et les personnes concernées sont prévenues ; en cas de stock insuffisant, les achats sont alertés automatiquement.
  • Logistique et chaîne d'approvisionnement

    Les clients demandent sans cesse où en est leur livraison

    AvantLe service client passe beaucoup de temps chaque jour à consulter le statut des expéditions puis à répondre aux clients un par un, et ne suit plus lors des pics d'activité.
    AprèsLes clients sont prévenus automatiquement à chaque étape logistique, et en cas de retard anormal, le service client est alerté immédiatement pour assurer le suivi.
  • Services professionnels et aux entreprises

    Rapprochements et facturation mensuels faits à la main

    AvantChaque mois, la finance consolide manuellement les heures et les frais, vérifie, puis facture et envoie les e-mails un à un, d'où des heures supplémentaires en début de mois.
    AprèsLes heures et les frais sont consolidés automatiquement en factures ; après validation, la facturation et l'envoi au client se font en un clic.
Études de casUn commissionnaire en douane : de la collecte des documents à la génération de la déclaration, un flux entièrement automatisé

Questions fréquentes

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