Alfabetizzazione IA dei dipendenti: come formare in modo strutturato il team a usare bene l'IA

Quando si parla di formazione sull'IA, molte aziende pensano subito a insegnare ai dipendenti «come usare un determinato strumento»: come scrivere un prompt, come generare un report settimanale. È utile, certo, ma è lontano dall'essere sufficiente. Ai dipendenti, di solito, non mancano le istruzioni operative, ma il senso critico: quando ci si può fidare dell'output dell'IA, quando bisogna verificarlo, quali dati non vanno mai inseriti. Il cuore dell'alfabetizzazione IA non è «saper usare», ma «usare con consapevolezza e in sicurezza».

Come può dunque un'azienda sviluppare in modo strutturato l'alfabetizzazione IA dei dipendenti, senza ridurla a qualche seminario? Questo articolo illustra quali competenze comprende l'alfabetizzazione IA, che cosa richiede l'AI Act europeo, qual è la situazione attuale, in cui i dipendenti «usano l'IA ma sono poco formati», e come progettare una formazione per ruoli e realizzarla passo dopo passo.

Che cos'è l'alfabetizzazione IA e perché non si riduce al «saper usare gli strumenti»?

L'alfabetizzazione IA (AI literacy) è l'insieme di conoscenze e competenze che permette ai dipendenti di capire che cosa l'IA può e non può fare e di usarla in modo responsabile nel lavoro. Somiglia più alla «capacità di leggere e scrivere» che a una «competenza nell'uso di un software». Gli strumenti si aggiornano di continuo, ma la capacità di valutare gli output dell'IA e di riconoscerne i rischi resta valida nel tempo.

Anche la parola «alfabetizzazione» è eloquente. Quando si parla di alfabetizzazione mediatica, il punto non è saper guardare la televisione o scorrere lo smartphone, ma saper chiedersi, di fronte a un'informazione, «chi l'ha prodotta, perché dice questo, che cosa omette». Per l'IA vale lo stesso principio: i contenuti generati dall'IA appaiono fluidi e sicuri, ma possono inventare fatti, omettere condizioni essenziali o amplificare i bias presenti nei dati di addestramento. Ai dipendenti serve la lucidità necessaria per confrontarsi con questo «collega molto bravo a parlare».

Lo riflette anche la definizione di alfabetizzazione IA dell'AI Act europeo: le competenze, le conoscenze e la comprensione che consentono alle persone interessate di utilizzare i sistemi di IA in modo informato e di essere consapevoli delle opportunità, dei rischi e dei possibili danni dell'IA (fonte).

In azienda l'alfabetizzazione IA si può articolare in quattro livelli:

• Saper usare. Sapere per quali attività l'IA è adatta, descrivere con chiarezza il compito da svolgere e integrare l'IA nel lavoro quotidiano. Ad esempio, chiedere all'IA di ricavare dal verbale di una riunione l'elenco delle attività da svolgere e dei responsabili.
• Conoscere i limiti. Capire che l'IA può «sbagliare con grande sicurezza» (le cosiddette «allucinazioni»), che non conosce la situazione aggiornata dell'azienda e che non può assumersi la responsabilità dei risultati al posto delle persone.
• Saper valutare. Verificare i fatti e i numeri chiave, riconoscere bias e omissioni nell'output, sapere quali conclusioni devono essere confermate da una persona. Ad esempio, in un preventivo redatto dall'IA, prezzi, sconti e tempi di consegna vanno controllati sul sistema prima di inviarlo al cliente.
• Rispettare i confini. Avere consapevolezza della sicurezza dei dati: sapere che dati dei clienti, contratti, dati finanziari e dati personali dei dipendenti non possono essere inseriti a caso in strumenti non approvati, e sapere a chi rivolgersi in caso di problemi.

Molti percorsi formativi si fermano al primo livello. È negli altri tre che si concentrano il rischio e il valore reale per l'azienda.

Che cosa richiede l'AI Act europeo in materia di alfabetizzazione IA dei dipendenti?

L'articolo 4 dell'AI Act europeo disciplina specificamente l'obbligo di alfabetizzazione IA ed è applicabile dal 2 febbraio 2025. Il suo significato va oltre la conformità: per la prima volta la legge stabilisce in modo esplicito che un'azienda che fa usare l'IA ai propri dipendenti ha la responsabilità di farne comprendere il funzionamento.

Secondo il testo del regolamento su EUR-Lex, l'articolo 4 impone ai fornitori di sistemi di IA (chi sviluppa l'IA) e ai deployer (le organizzazioni che usano l'IA nella propria attività) di adottare misure per garantire, nella misura del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione IA del proprio personale e delle altre persone che operano e utilizzano sistemi di IA per loro conto, tenendo conto delle loro conoscenze tecniche, esperienza, istruzione e formazione, del contesto d'uso dell'IA e delle persone su cui l'IA sarà utilizzata. L'articolo 113 del regolamento prevede che il Capo I, in cui rientra l'articolo 4, si applichi dal 2 febbraio 2025 (fonte).

In seguito la norma è stata modificata. Le FAQ della Commissione europea sull'alfabetizzazione IA spiegano che il Digital Omnibus on AI, in vigore da metà luglio 2026, ha modificato l'articolo 4: l'alfabetizzazione IA resta un obbligo di fornitori e deployer, ma non si richiede più il raggiungimento di un livello specifico o «sufficiente», né che l'azienda garantisca un determinato grado di competenza a ogni dipendente; la vigilanza e l'applicazione, affidate alle autorità di vigilanza del mercato degli Stati membri, decorrono dal 2 agosto 2026 (fonte).

Le stesse FAQ chiariscono anche alcuni dubbi che stanno più a cuore alle aziende (fonte):

• Non servono certificati. L'azienda può documentare internamente le attività di formazione e le indicazioni fornite.
• Non esiste un formato unico. Il regolamento non prevede corsi obbligatori né forme prestabilite, ma in molti casi non basta far leggere ai dipendenti le istruzioni d'uso dello strumento.
• Rientra anche l'uso quotidiano. Ad esempio, se un dipendente usa un chatbot per scrivere testi pubblicitari o tradurre, va informato anche dei rischi specifici, come le allucinazioni.
• I contenuti vanno calibrati sul rischio. Le FAQ suggeriscono di considerare almeno quattro punti: dare ai dipendenti una comprensione di base dell'IA; chiarire se l'azienda è sviluppatore o utilizzatore; individuare i rischi dei sistemi di IA in uso; infine definire misure concrete in base al profilo dei dipendenti e ai contesti d'uso.
• Non riguarda solo le aziende europee. Le norme si applicano anche quando il sistema di IA è immesso sul mercato dell'UE, è usato nell'UE oppure il suo utilizzo incide su persone che si trovano nell'UE.

Per le aziende senza attività nell'UE questa norma non si applica direttamente. Offre però un riferimento chiaro: l'alfabetizzazione IA non è un corso «accessorio» da offrire come benefit, ma una responsabilità di base di chi usa l'IA in azienda.

I dipendenti usano già l'IA: la formazione ha tenuto il passo?

In realtà i dipendenti adottano l'IA molto più in fretta di quanto le aziende li formino. La maggior parte ha imparato a usare l'IA da sé, senza alcuna guida strutturata.

Diverse grandi indagini mostrano questo divario:

• Uso diffuso, formazione scarsa. Il Work Trend Index 2024 di Microsoft e LinkedIn, che ha coinvolto 31.000 knowledge worker in 31 mercati, rileva che il 75% usa già l'IA al lavoro, il 78% degli utilizzatori porta al lavoro i propri strumenti, ma solo il 39% ha ricevuto una formazione sull'IA dalla propria azienda (fonte).
• Domanda forte, risposta insufficiente. L'indagine «AI at Work» di BCG, pubblicata a giugno 2026 e basata su 11.749 impiegati, manager e dirigenti: il 74% dei dipendenti in prima linea è ormai un utilizzatore abituale dell'IA, 23 punti percentuali in più rispetto all'anno precedente; l'88% degli intervistati ritiene che nei prossimi cinque anni sarà necessario un forte aggiornamento delle competenze, ma solo il 36% si sente adeguatamente formato, una quota invariata rispetto al 2025; solo il 33% dei dipendenti in prima linea ritiene che la leadership abbia comunicato in modo chiaro sull'IA (fonte).
• Senza regole, si usa di nascosto. L'indagine BCG del 2025, che ha coinvolto oltre 10.600 dipendenti in 11 paesi, ha rilevato che il 54% dichiara di usare strumenti di IA anche senza autorizzazione, mentre chi ha seguito più di 5 ore di formazione, soprattutto con affiancamento e coaching di persona, ha una probabilità nettamente maggiore di diventare utilizzatore abituale (fonte).
• Nemmeno i manager sono pronti. Secondo un'indagine Gartner del 2025 su 114 responsabili HR, solo l'8% ritiene che i manager della propria azienda abbiano le competenze per usare efficacemente l'IA, e solo il 14% delle aziende offre ai manager un supporto per integrare l'IA generativa nel lavoro quotidiano (fonte).

Va precisato che gli intervistati di queste indagini sono per lo più impiegati di medie e grandi aziende: la situazione nelle piccole imprese e nella produzione può essere diversa. Ma la tendenza è la stessa: gli strumenti sono già entrati in ufficio, mentre comprensione e regole restano indietro.

Questo divario non causa solo perdite di efficienza. Chi procede da solo può incollare un elenco di clienti in un chatbot con account personale, o inserire in un contratto clausole inventate dall'IA; c'è anche chi, temendo di essere visto come uno che «si risparmia la fatica», preferisce non dire di usarla. L'uso silenzioso è più pericoloso di quello dichiarato, perché l'azienda non vede i rischi e non può nemmeno imparare dall'esperienza.

Che cosa devono imparare i dipendenti nei diversi ruoli?

La formazione sull'alfabetizzazione IA non può essere «un unico corso per tutti». Ruoli diversi usano l'IA in modi diversi e hanno responsabilità diverse, quindi anche le priorità formative devono differire. Il principio della stratificazione è questo: più grande è la responsabilità, più servono capacità di giudizio e consapevolezza dei rischi; più si è vicini alla prima linea, più la formazione deve aderire ai compiti concreti.

La tabella seguente propone un quadro per livelli, da cui partire per progettare i corsi:

La tabella è solo un riferimento: i contenuti vanno adattati a settore, strumenti usati e livello di rischio. Ad esempio, il personale di prima linea di una catena di ristorazione ha più bisogno di capire le indicazioni dell'IA su turni e ordini, mentre i referenti operativi di un distributore all'ingrosso devono soprattutto imparare a gestire con l'IA grandi volumi di richieste di offerta e di email d'ordine.

C'è un gruppo spesso trascurato: la direzione. Se i manager non sanno usare l'IA e non ne comprendono i rischi, faticano a giudicare l'affidabilità di ciò che producono i collaboratori e a dare sicurezza al team. Per questo la formazione della direzione non deve ridursi ad «ascoltare un report sulle tendenze», ma includere lo svolgimento in prima persona di alcune attività reali.

Come formare in modo strutturato i dipendenti all'alfabetizzazione IA? Guida passo dopo passo

La formazione sull'alfabetizzazione IA va trattata come un progetto continuativo, non come un evento isolato. Prima si fotografa la situazione, poi si progettano i livelli, ci si esercita su compiti reali, si consolida con regole e referenti interni e infine si migliora in modo continuo grazie ai dati.

Passo 1: fotografare la situazione. Si comincia capendo quali strumenti di IA usano i dipendenti, per quali scopi, quali problemi hanno incontrato e quali preoccupazioni hanno sull'IA. Si può usare un questionario anonimo insieme ad alcune interviste in piccoli gruppi. L'anonimato è importante: solo se i dipendenti non temono ripercussioni diranno quali strumenti usano di nascosto. Il risultato di questa fase è una «mappa d'uso» e un «elenco dei rischi».

Passo 2: progettare corsi per livelli. Sulla base della tabella precedente, si definiscono contenuti e durata diversi per i diversi ruoli. Per tutti c'è un «corso di base obbligatorio», che copre i principi di funzionamento dell'IA, le tipologie di errore più comuni, le linee rosse sulla sicurezza dei dati e le regole aziendali; su questa base si aggiungono contenuti specifici per ciascun ruolo.

Passo 3: esercitarsi su scenari di lavoro reali. I materiali formativi devono provenire dal lavoro quotidiano dei dipendenti, non da casi generici. Ad esempio, far redigere all'assistenza clienti con l'IA le risposte a dieci reclami reali e poi farle riesaminare a vicenda per trovare errori fattuali e problemi di tono; far confrontare agli addetti agli acquisti, con l'IA, le offerte di tre fornitori e verificarle poi sui documenti originali. Vedere con i propri occhi l'IA sbagliare è più efficace che sentirsi ripetere dieci volte «attenzione a verificare».

Passo 4: definire regole d'uso chiare. Le regole devono rispondere ad alcune domande concrete: quali strumenti sono approvati; quali dati non si possono inserire (ad esempio dati identificativi dei clienti, testi integrali dei contratti, dati finanziari non pubblici); quali output richiedono una revisione umana prima dell'uso esterno; a chi segnalare i problemi. Le regole devono essere brevi e concrete, meglio se accompagnate da esempi positivi e negativi, e spiegate punto per punto durante la formazione.

Passo 5: formare referenti IA interni. In ogni reparto si individuano una o due persone che usano bene l'IA e hanno voglia di condividere, e le si nomina «referenti IA». Raccolgono le buone pratiche del reparto, rispondono alle domande quotidiane dei colleghi e riportano ai manager i problemi emersi in prima linea. L'esempio e l'aiuto dei colleghi riescono spesso a dissipare i dubbi meglio di un formatore esterno.

Passo 6: valutare e aggiornare in modo continuo. Si monitorano periodicamente alcuni indicatori: copertura dei partecipanti, variazione della fiducia dei dipendenti nell'IA, qualità ed efficienza delle attività assistite dall'IA, incidenti sulla sicurezza dei dati ed errori registrati. Si conservano inoltre i registri della formazione, utili per le analisi retrospettive e, se necessario, per documentare ciò che l'azienda ha fatto. Si consiglia di aggiornare i contenuti dei corsi almeno ogni sei mesi.

Durante il percorso occorre anche prestare attenzione al tono della formazione. Se si insiste solo su «ciò che non si può fare», i dipendenti tendono a tacere di più; se si insiste solo su «quanto aumenta l'efficienza», temono che «dopo l'aumento di efficienza si riduca il personale». Meglio discutere con franchezza di come l'IA cambierà il lavoro di ciascun ruolo e coinvolgere i dipendenti nella definizione delle regole. È anche la condizione perché le persone accettino di usare l'IA apertamente e di condividere la propria esperienza.

Domande frequenti sulla formazione all'alfabetizzazione IA dei dipendenti

Un'azienda senza attività nell'UE deve comunque occuparsi dell'articolo 4 dell'AI Act? Se il sistema di IA non è immesso sul mercato dell'UE, non è usato nell'UE e non incide su persone nell'UE, la norma non si applica direttamente. Ma l'approccio che propone, cioè far capire ai dipendenti l'IA che usano in base al ruolo e al rischio, è un riferimento utile per qualsiasi azienda.

Quante ore di formazione sull'alfabetizzazione IA servono? Né la normativa né le indagini indicano uno standard unico. L'indagine BCG mostra che i dipendenti con più di 5 ore di formazione e con affiancamento di persona hanno maggiori probabilità di continuare a usare l'IA: può essere un riferimento per impostare il corso di base, a cui aggiungere contenuti specifici in base al ruolo.

I dipendenti temono che l'IA li sostituisca: come affrontare il tema in formazione? Non evitarlo. Si possono spiegare con franchezza gli scopi per cui l'azienda introduce l'IA e quali attività cambieranno, e collegare il tempo risparmiato a nuove responsabilità e nuove competenze dei dipendenti. Quando vedono il proprio percorso di crescita, le persone si impegnano più volentieri nell'apprendimento.

Da dove deve partire una PMI senza un reparto formazione? Da un breve documento di regole d'uso e da un corso di base, poi si individua una persona che usa bene l'IA come referente. Coprire gli strumenti più usati e i dati a rischio più elevato è più concreto che puntare a un sistema formativo completo.

Riferimenti

• Regulation (EU) 2024/1689 (Artificial Intelligence Act), EUR-Lex, giugno 2024
• AI Literacy - Questions & Answers, Commissione europea, aggiornato a ottobre 2026
• AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part, Microsoft & LinkedIn, maggio 2024
• AI at Work: Strategy Matters More Than Tools, BCG, giugno 2026 (diapositive dell'indagine)
• AI at Work 2025: Momentum Builds, But Gaps Remain, BCG, giugno 2025
• Gartner Research Finds Only 8% of HR Leaders Believe Their Managers Have the Skills to Effectively Use AI, Gartner, ottobre 2025