Was ist der dreifache Abgleich (Three-Way-Match)?
Vor der Zahlung wird geprüft, ob Bestellung, Wareneingangsbeleg und Lieferantenrechnung übereinstimmen.
Ausführliche Erklärung
Die drei Belege sind: die Bestellung (was wir kaufen wollen und zu welchem Preis), der Wareneingangsbeleg (was tatsächlich in welcher Menge eingegangen ist) und die Lieferantenrechnung (welchen Betrag der Lieferant von uns verlangt). Gezahlt wird erst, wenn Artikel, Mengen und Preise aller drei übereinstimmen. Das ist eine grundlegende Kontrolle gegen Überzahlungen und Fehlzahlungen.
Ein Beispiel
Bestellt wurden 100 Kartons, eingegangen sind nur 95, die Rechnung lautet aber auf 100 Kartons. Beim Abgleich der drei Belege fällt die Abweichung auf. Es werden nur 95 Kartons bezahlt, oder der Lieferant liefert nach.
So setzen Unternehmen es ein
Im ERP- oder Finanzsystem einen automatischen Abgleich einrichten, der bei Abweichungen benachrichtigt, und diese erst nach Bestätigung durch Einkauf und Lager bearbeiten.
Häufige Irrtümer
Den Abgleich auszulassen, weil man seit Jahren mit dem Lieferanten zusammenarbeitet und ihm vertraut. Fehler passieren meist unabsichtlich, aber ohne Abgleich bleiben sie garantiert unentdeckt.
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