Qu'est-ce que le rapprochement à trois documents ?
Vérifier avant paiement que le bon de commande, le bon de réception et la facture fournisseur concordent.
Explication détaillée
Les trois documents sont : le bon de commande (ce que nous voulons acheter et à quel prix), le bon de réception (ce qui a réellement été reçu, et en quelle quantité) et la facture du fournisseur (la somme qu'il nous demande de payer). Le paiement n'a lieu que si les références, les quantités et les prix concordent sur les trois. C'est un contrôle de base contre les trop-payés et les erreurs de paiement.
Exemple
On a commandé 100 cartons, on n'en a reçu que 95, mais la facture porte sur 100. Le rapprochement des trois documents révèle l'écart : on règle seulement 95 cartons, ou l'on demande au fournisseur de compléter la livraison.
Usages en entreprise
Paramétrez un rapprochement automatique dans l'ERP ou le système financier, avec une alerte en cas d'écart, que les achats et l'entrepôt confirment avant tout traitement.
Idées reçues
Supprimer le contrôle parce que le fournisseur est un partenaire de longue date en qui l'on a confiance. La plupart des erreurs ne sont pas intentionnelles, mais sans contrôle, elles passent forcément inaperçues.
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