Che cos'è il three-way match?
Prima del pagamento, si verifica che ordine d'acquisto, bolla di ricevimento e fattura del fornitore corrispondano.
Spiegazione dettagliata
I tre documenti sono: l'ordine di acquisto (cosa vogliamo comprare e a che prezzo), il documento di ricevimento merci (cosa abbiamo davvero ricevuto e in quale quantità) e la fattura del fornitore (quanto ci chiede di pagare). Si paga solo se articoli, quantità e prezzi dei tre documenti coincidono. È un controllo di base per evitare pagamenti in eccesso o errati.
Un esempio
Sono state ordinate 100 scatole, ne sono arrivate solo 95, ma la fattura è per 100. Il confronto dei tre documenti fa emergere la differenza: si paga solo per 95 scatole, oppure si chiede al fornitore di completare la consegna.
Come si usa in azienda
Imposta il confronto automatico nell'ERP o nel sistema contabile: in caso di differenze arriva una segnalazione, e solo dopo la conferma di acquisti e magazzino si procede.
Errori comuni
Saltare il controllo perché si lavora con il fornitore da anni e ci si fida. Gli errori il più delle volte non sono intenzionali, ma senza controllo non si scoprono di sicuro.
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