Rundgänge und Störungsmeldungen als digitale Aufträge: termingerechter Abschluss steigt auf rund 95 %
Ein Betreiber mehrerer Bürogebäude und Gewerbeimmobilien führt ein Anlagenregister, mobile Rundgänge und einheitliche Aufträge ein: Die Reaktionszeit bei Reparaturen sinkt um rund die Hälfte, der termingerechte Abschluss von Aufträgen steigt auf rund 95 %, und wiederkehrende Störungen werden erkennbar.
Ein Betreiber, der mehrere Bürogebäude und Gewerbeimmobilien verwaltet, muss tägliche Rundgänge, technische Instandhaltung, Reinigung, Sicherheitsprüfungen und externe Dienstleister koordinieren.
Das Personal vor Ort führt Rundgänge üblicherweise mit Papierformularen durch, Techniker erhalten Aufträge per Telefon oder Arbeitsgruppe.
Das Management erhält jeden Monat zahlreiche Arbeitsberichte, kann aber kaum überprüfen, welche Prüfpunkte tatsächlich erledigt wurden, wie schnell reagiert wurde und welche technischen Probleme wiederholt auftreten.
Mit der wachsenden Zahl verwalteter Objekte fällt es immer schwerer, bei einer von persönlicher Erfahrung abhängigen Arbeitsplanung eine gleichbleibende Servicequalität zu halten.
Projektergebnisse: termingerechter Abschluss von Aufträgen ca. 95 %; mittlere Reaktionszeit ca. −50 %; Abschlussquote der Rundgänge ca. 99 %
Herausforderungen
Unvollständige Akten zu Anlagen und Geräten
Grunddaten, Installationszeitpunkt und Wartungsprotokolle von Klimaanlagen, Aufzügen, Brandschutzeinrichtungen und weiteren Anlagen werden verstreut aufbewahrt.
Die Durchführung der Rundgänge ist nicht verlässlich dokumentiert
Das Personal kann ausgefüllte Prüflisten einreichen, doch bei einem Teil der Prüfungen fehlt eine belastbare Verknüpfung mit Anlage, Ort und Zeit.
Reparaturaufträge haben keine einheitliche Priorisierung
Dringende Störungen, laufende Reparaturen und geplante Wartung laufen im selben Kommunikationskanal zusammen, sodass die Verantwortlichen Ressourcen kaum rechtzeitig umsteuern können.
Die digitale Lösung von SHEPHARD
Eine Störungsmeldung an einer Anlage: Vergleich vor und nach der Einführung
Schritt 1: Ein Anlagenregister aufbauen
Es entsteht eine hierarchische Beziehung zwischen Objekt, Etage, Bereich und Anlage.
Für kritische Anlagen wird ein eindeutiger Anlagencode vergeben und mit Wartungsintervall, technischen Unterlagen, Lieferanten und früheren Aufträgen verknüpft.
Schritt 2: Einen mobilen Rundgangsprozess einrichten
Das Personal ruft über mobile Geräte die Tagesaufgaben und Prüfpunkte ab.
Mit QR-Codes an den Anlagen wird das Prüfobjekt bestätigt; Prüfergebnisse und bei Bedarf Bilder werden erfasst.
Bei Sicherheitsprüfungen, die sich nicht für automatisierte Beurteilung eignen, bleiben die fachliche Verantwortung und die manuelle Bestätigung ausdrücklich bestehen.
Schritt 3: Störungsmeldung und Auftragsvergabe vereinheitlichen
Kundenmeldungen, Auffälligkeiten bei Rundgängen und geplante Wartung werden einheitlich in Aufträge überführt.
Die Zuweisung erfolgt nach Gerätetyp, Störungsstufe, Bearbeitungsfrist und Qualifikation des Personals.
Schritt 4: Ersatzteile und Reparaturkosten verbinden
Reparaturmaterial, Kosten externer Dienstleister und tatsächlicher Zeitaufwand werden einer konkreten Anlage oder einem Auftrag zugeordnet.
Es entsteht eine Kostenhistorie der Anlageninstandhaltung, mit der sich Anlagen mit langfristig häufigen Störungen oder auffälligen Reparaturkosten erkennen lassen.
Schritt 5: Ein Servicelevel-Management aufbauen
Anzahl der Aufträge, Reaktionszeit, Erledigungsstand und Störungswiederholungsrate werden nach Objekt, Gerätetyp und Serviceteam analysiert.
Bei Aufgaben, die die vereinbarte Bearbeitungszeit überschreiten, werden automatisch Eskalationshinweise ausgelöst.
Dashboard für Aufträge und Rundgänge (Oberfläche illustrativ, alle Daten fiktiv)
Umsetzungsweg
Zunächst wird das Register der kritischen Anlagen aufgebaut, danach folgen mobile Rundgänge und das Auftragssystem.
Ist das System ausgereift, werden Reparaturkosten, Verträge und die Analyse der Servicequalität an die Managementplattform angebunden.
Geschäftlicher Nutzen
Das Objektmanagement wandelt sich von Arbeitsgruppen-Zuweisung und manueller Kontrolle zu einem Serviceangebot mit Aufzeichnung, Standards und klar benannten Verantwortlichen.
Das Unternehmen kann Zuverlässigkeit der Anlagen, Reparaturkosten und Servicequalität genauer beurteilen.
Projektergebnisse (Näherungswerte): termingerechter Abschluss von Aufträgen ca. 95 %; mittlere Reaktionszeit ca. −50 %; Abschlussquote der Rundgänge ca. 99 %.
Laufend verfolgte Kennzahlen: Abschlussquote der Rundgänge, mittlere Reaktionszeit, termingerechter Abschluss von Aufträgen, Quote wiederkehrender Störungen, Instandhaltungskosten je Anlageneinheit.
Was dieser Fall zeigt
Im Kern der Anlagendigitalisierung steht, dass Anlagenbestand, Wartungsaufgaben und Managementverantwortung dauerhaft miteinander verknüpft werden.
*Zum Schutz der Kundendaten wurden die Unternehmensangaben in dieser Fallstudie anonymisiert; die Oberflächendarstellungen sind illustrativ, die Ergebnisse auf gerundete Näherungswerte gesetzt.*
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