Casi di successo · Gestore di immobili commerciali
Un gestore di più edifici per uffici e immobili commerciali ha introdotto registro degli asset, ispezioni da mobile e ticket unificati: il tempo di risposta alle riparazioni si dimezza circa, la chiusura dei ticket nei tempi sale a circa il 95% e anche i guasti ricorrenti diventano riconoscibili.
Un'azienda che gestisce più edifici per uffici e immobili commerciali deve coordinare ispezioni quotidiane, manutenzione degli impianti, pulizie, controlli di sicurezza e fornitori esterni.
Il personale sul posto esegue in genere le ispezioni su moduli cartacei, mentre i manutentori ricevono gli incarichi per telefono o tramite gruppi di lavoro.
Ogni mese il management riceve molti riepiloghi di attività, ma fatica a verificare le voci di controllo effettivamente completate, i tempi di risposta alle riparazioni e i problemi ricorrenti degli impianti.
Con l'aumentare degli immobili gestiti, un modello basato sull'esperienza delle persone per organizzare il lavoro riesce sempre meno a mantenere un servizio uniforme.
Il fascicolo degli impianti e delle attrezzature è incompleto
Dati di base, date di installazione e registri di manutenzione di condizionatori, ascensori, impianti antincendio e altre attrezzature sono conservati in luoghi diversi.
L'esecuzione delle ispezioni non ha registrazioni affidabili
Il personale può consegnare le schede di controllo completate, ma per alcune ispezioni manca un collegamento efficace con attrezzatura, luogo e orario.
Le richieste di intervento non hanno una priorità unitaria
Guasti urgenti, riparazioni ordinarie e manutenzioni programmate si mescolano nello stesso canale di comunicazione, e i responsabili faticano a riallocare le risorse in tempo.
Primo passo: costruire il registro degli asset degli impianti
Si crea la gerarchia tra immobile, piano, area e attrezzatura.
Alle attrezzature critiche si assegna un codice asset univoco, associandovi ciclo di manutenzione, documentazione tecnica, fornitori e ticket storici.
Secondo passo: definire il processo di ispezione da mobile
Il personale consulta da dispositivo mobile le attività e le voci di ispezione del giorno.
Il QR code dell'asset aiuta a confermare l'oggetto controllato, e si registrano esiti dei controlli e immagini necessarie.
Per i controlli di sicurezza non adatti a una valutazione automatica si mantengono responsabilità professionali e conferma manuale ben definite.
Terzo passo: unificare segnalazione dei guasti e assegnazione degli interventi
Segnalazioni dei clienti, anomalie rilevate nelle ispezioni e manutenzione programmata vengono tutte trasformate in ticket.
Gli incarichi sono assegnati in base a tipo di attrezzatura, gravità del guasto, tempi di gestione e competenze del personale.
Quarto passo: collegare ricambi e costi di manutenzione
Materiali di riparazione, costi dei fornitori esterni e ore effettive vengono registrati sulla singola attrezzatura o sul ticket.
Si costruisce lo storico dei costi di manutenzione degli impianti, per individuare le attrezzature con guasti frequenti nel tempo o costi di riparazione anomali.
Quinto passo: introdurre la gestione delle prestazioni del servizio
Numero di ticket, tempi di risposta, completamento e tasso di ricorrenza dei guasti vengono analizzati per immobile, tipo di attrezzatura e team di servizio.
Per gli interventi che superano i tempi concordati, si attivano automaticamente avvisi di escalation.
Si parte dal registro delle attrezzature critiche, per poi avviare l'ispezione da mobile e il sistema di ticket.
A regime, costi di manutenzione, contratti e analisi della qualità del servizio vengono collegati alla piattaforma di gestione.
La gestione degli immobili passa da assegnazioni nei gruppi di lavoro e controlli manuali a un sistema di servizio con registrazioni, standard e responsabili definiti.
L'azienda può valutare con maggiore precisione affidabilità degli impianti, costi di manutenzione e qualità del servizio.
Risultati del progetto (valori approssimativi): chiusura dei ticket nei tempi circa 95%; tempo medio di risposta circa −50%; completamento delle ispezioni circa 99%.
Indicatori monitorati con continuità: completamento delle ispezioni, tempo medio di risposta, chiusura dei ticket nei tempi, tasso di guasti ricorrenti, costo di manutenzione per unità di impianto.
Il cuore della digitalizzazione degli impianti è far sì che asset, attività di manutenzione e responsabilità gestionali formino una relazione duratura.
*Per tutelare la riservatezza del cliente, le informazioni sull'azienda di questo caso sono state rese anonime; le schermate sono illustrative e i dati sui risultati sono valori approssimativi arrotondati.*
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