Fallstudien · Lebensmittelhersteller mit mehreren Produktkategorien
Chargenrückverfolgung von einem halben Tag auf 10 Minuten verkürzt: Jede Produktcharge ist nachvollziehbar
Ein Lebensmittelhersteller mit mehreren Produktkategorien verbindet Einkauf, Produktion, Lager und Auslieferung zu einer durchgängigen Datenkette: Für jede beliebige Fertigwarencharge lassen sich Rohstoffherkunft und Kundenverbleib rekonstruieren. Die Chargenrückverfolgung verkürzt sich von rund einem halben Tag auf unter 10 Minuten.
Ein Lebensmittelhersteller mit mehreren Produktlinien stellte mit wachsendem Auftragsvolumen und zunehmender Sortimentsbreite fest, dass die bisherige Lagersoftware und die manuellen Produktionsaufzeichnungen den Tagesbetrieb nicht mehr tragen konnten. Der Einkauf kennt die Rohstoffeingänge, die Produktion plant mit Excel, das Lager arbeitet mit Papierbelegen bei Ein- und Auslagerung, und der Vertrieb weiß kaum verlässlich, wann Produkte lieferbar sind.
Das eigentliche Problem war nicht fehlende Software, sondern dass die Daten und Geschäftsprozesse der Abteilungen nicht einheitlich miteinander verknüpft waren.
Projektergebnisse: Chargenrückverfolgung von einem halben Tag auf 10 Minuten; Bestandsgenauigkeit ca. 98 %; Abweichung beim Materialverlust ca. −30 %
Ausgangslage des Kunden
Lebensmittelhersteller dieser Art verwalten in der Regel Rohstoffe, Halbfabrikate und Fertigwaren in unterschiedlichen Spezifikationen und haben es zugleich mit Rezepturverwaltung, Produktionschargen, Rohstoffverlusten, Mindesthaltbarkeit und Kundenlieferungen zu tun.
Mit wachsender Betriebsgröße geht es nicht mehr nur um höhere Bestandsmengen, sondern um die immer komplexeren Beziehungen zwischen Rohstoffen, Produktionsaktivitäten und Kundenaufträgen.
Die Geschäftsleitung beschäftigten vor allem drei Fragen: Wo wurden eingekaufte Rohstoffe tatsächlich verwendet? Was hat eine bestimmte Produktcharge wirklich gekostet? Und lassen sich bei einem Qualitätsproblem schnell alle betroffenen Kunden ermitteln?
Die Herausforderungen
Rohstoffbestand und Produktionsverbrauch stimmen nicht überein
Rohstoffe sind zwar eingekauft und eingebucht, der tatsächliche Einsatz wird aber von Hand erfasst. Die Produktionsmitarbeitenden tragen die Verbrauchsdaten oft erst nach Produktionsende gesammelt nach, sodass zwischen Systembestand und realem Bestand ein zeitlicher Versatz entsteht.
Wird dieselbe Rohstoffcharge für mehrere Fertigungsaufträge verwendet, lässt sich kaum genau bestimmen, wie viel jeder Auftrag verbraucht und wie viel Verlust er verursacht hat.
Produktkosten werden erst nachträglich vom Finanzwesen ermittelt
Meist kennt das Unternehmen die Einkaufspreise der Rohstoffe, nicht aber unbedingt die tatsächlichen Herstellkosten jeder Produktcharge.
Rezepturvorgabe, tatsächlicher Einsatz, Produktionsverluste und Personalkosten liegen in verschiedenen Aufzeichnungen verstreut. Nach Abschluss der Produktion lassen sich Ursachen von Margenänderungen daher kaum zeitnah analysieren.
Die Chargenrückverfolgung ist Handarbeit
Bei einer Qualitätsauffälligkeit muss man Wareneingangsprotokolle, Produktionsaufzeichnungen, Fertigwarenauslieferungen und Kundenverkäufe Stück für Stück durchsuchen.
Ohne einheitliche Chargenbeziehungen lässt sich der Untersuchungsumfang nicht schnell eingrenzen.
Die digitale Lösung von SHEPHARD
Umgang mit einer Qualitätsauffälligkeit: Vergleich vor und nach dem Go-live
Schritt 1: Material- und Produktstammdaten vereinheitlichen
Zunächst entsteht ein geordnetes Produktstammdatensystem mit Rohstoffen, Halbfabrikaten, Fertigwaren, Maßeinheiten, Einkaufsspezifikationen, Produktkategorien und Lagereigenschaften.
Einheitliche Materialnummern und Regeln für das Datenmanagement beseitigen das Problem, dass Abteilungen dasselbe Material unterschiedlich benennen.
Darauf aufbauend werden Lieferanten, Bestellungen, Rohstoffchargen und Lagerplätze in ein einheitliches ERP-Datenmodell überführt.
Rund um Stückliste (BOM), Fertigungsauftrag und tatsächlichen Materialverbrauch entsteht ein digitaler Produktionsprozess.
Das Unternehmen kann Fertigungsaufträge aus Vertriebsbedarf, Lagerbestand und Kapazität erzeugen und während der Produktion den tatsächlichen Einsatz, die Ausbringungsmenge und die Verluste erfassen.
Standardrezeptur und tatsächlicher Verbrauch werden getrennt gespeichert. So lassen sich nicht nur die Produktionskosten berechnen, sondern auch Rezepturabweichungen und Produktionsverluste analysieren.
Über die Chargenverwaltung werden Rohstoffchargen, Fertigungsaufträge, Fertigwarenchargen und Lieferungen an Kunden miteinander verknüpft.
Tritt bei einer Rohstoffcharge ein Qualitätsproblem auf, verfolgt das System die Produktionsbeziehungen vorwärts und findet die betroffenen Fertigwarenchargen samt Kundenlieferungen.
Umgekehrt lassen sich bei einer auffälligen Fertigwarencharge die verwendeten Rohstoffe, Lieferanten und Produktionsaufzeichnungen rückwärts zurückverfolgen.
Schritt 4: Qualitätskontrolle in die Geschäftsprozesse integrieren
Für Rohstoffabnahme, Prüfungen während der Produktion und Freigabe der Fertigwaren werden Qualitätsprüfpunkte eingerichtet.
Bestände ohne abgeschlossene Pflichtprüfung oder mit Sperrvermerk durchlaufen einen Prozess aus Isolierung und Freigabe, sodass Qualitätsrisiken nicht mehr allein über mündliche Absprachen zwischen Mitarbeitenden gesteuert werden.
Schritt 5: Produktions- und Geschäftsanalyse aufbauen
Auf der einheitlichen Datenbasis kann die Geschäftsleitung den Fortschritt der Fertigungsaufträge, den tatsächlichen Materialverlust, Kostenabweichungen, Bestandsumschlag und Chargenqualitätsprobleme auswerten.
Über Abweichungsregeln werden dauerhaft hohe Verluste, Produktionsverzögerungen und Bestände kurz vor Ablauf des Verfallsdatums erkannt und die Verantwortlichen automatisch benachrichtigt.
Arbeitsplatz für die Chargenrückverfolgung (Darstellung beispielhaft, alle Daten fiktiv)
Vorgehen bei der Umsetzung
Das Projekt schritt in dieser Reihenfolge voran: Bereinigung der Stammdaten, Standardisierung der Bestandsführung, Digitalisierung der Fertigungsaufträge, Chargenrückverfolgung und Geschäftsanalyse.
Vor dem Go-live wurde die bidirektionale Rückverfolgung mit typischen Fertigungsaufträgen getestet. Dabei wurden komplexe Szenarien geprüft, etwa eine Rohstoffcharge, die in mehreren Fertigungsaufträgen verwendet wird, oder mehrere Rohstoffchargen, aus denen dasselbe Fertigprodukt entsteht.
Das zentrale Abnahmekriterium war nicht, ob sich die Systemseiten öffnen lassen, sondern ob sich für jede beliebige gelieferte Fertigwarencharge Produktion und Rohstoffherkunft exakt rekonstruieren lassen.
Geschäftlicher Nutzen
Das Unternehmen verfügt über eine durchgängige Datenkette von Einkauf über Lager und Produktion bis zur Auslieferung an den Kunden.
Die Produktionssteuerung wechselt von der nachträglichen zur prozessbegleitenden Erfassung, die Qualitätsrückverfolgung von der manuellen Suche zur Datenabfrage auf Basis von Geschäftsbeziehungen, und die Geschäftsleitung kann Probleme bis auf Auftrags- und Materialebene analysieren.
Projektergebnisse (Näherungswerte): Chargenrückverfolgung von einem halben Tag auf 10 Minuten; Bestandsgenauigkeit ca. 98 %; Abweichung beim Materialverlust ca. −30 %.
Laufend verfolgte Kennzahlen: Dauer der Chargenrückverfolgung, Zeitnähe der Verbrauchserfassung in der Produktion, Abweichung zwischen tatsächlichem und Standardmaterialverbrauch, Bestandsgenauigkeit, Durchlaufzeit bis zum Abschluss von Qualitätsabweichungen.
Was dieser Fall uns lehrt
Die Digitalisierung eines Lebensmittelunternehmens darf sich nicht darauf beschränken, wie viel Ware noch im Lager liegt.
Ein wirklich wertvolles System weiß, woraus ein Produkt besteht, wie es hergestellt wurde, welche Stationen es durchlaufen hat, an wen es geliefert wurde und welche Maßnahmen bei einem Problem zu ergreifen sind.
*Zum Schutz der Kundendaten wurden die Unternehmensinformationen in diesem Fall anonymisiert; die Oberflächenansichten sind beispielhaft, die Ergebnisse gerundete Näherungswerte.*
Bestand im Dreizonenlager auf den Lagerplatz genau, Kommissionierzeit im Schnitt um rund 40 % kürzer
Ein Lebensmittelgroßhändler mit Ware für Normal-, Kühl- und Tiefkühlbereich führt seine Bestände auf Lagerplatz- und Chargenebene, wickelt Wareneingang, Nachschub und Kommissionierung per PDA ab und lagert nach dem Prinzip „first expired, first out“ aus. Die durchschnittliche Kommissionierzeit sinkt um rund 40 %, der Wert der Bestände kurz vor Ablauf geht deutlich zurück.
Kundenaufträge steuern direkt die Produktionsplanung: Liefertermintreue steigt auf rund 92 %
Ein Zerspanungsbetrieb mit vielen Varianten und kleinen Losen lässt Kundenaufträge unmittelbar Materialbedarf und Kapazitätsprüfung auslösen, und die Werkstatt meldet per Terminal in Echtzeit zurück. Lieferzusagen haben eine Grundlage: Die Liefertermintreue steigt von rund 75 % auf rund 92 %, Stillstände wegen Materialmangel gehen deutlich zurück.
Qualitätsprobleme bis auf Prozessschritt und Lieferantencharge zurückverfolgt: Wiederholfehler rund 50 % seltener
Ein Hersteller von Elektronikkomponenten und Steuermodulen verknüpft Prüfdaten mit Chargen und Seriennummern, verfolgt Qualitätsabweichungen per NCR und startet bei wiederkehrenden und risikoreichen Problemen CAPA. Kundenreklamationen lassen sich per Seriennummer zurückverfolgen, wiederholt auftretende Qualitätsprobleme gehen um rund 50 % zurück.
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