Mehrwährungs- und Multibank-Kontoauszüge automatisch abgeglichen, rund 80 % der Zahlungseingänge automatisch zugeordnet
Ein internationales Handelsunternehmen mit mehreren Bankkonten und Währungen vereinheitlicht das Format der Kontoauszüge und schafft automatische Ausgleichsvorschläge: Rund 80 % der Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet, der Monatsabschluss verkürzt sich von rund 6 auf rund 3 Arbeitstage.
Ein internationales Handelsunternehmen bedient gleichzeitig Kunden in Europa und Asien, wickelt Zahlungen über mehrere Bankkonten ab und arbeitet mit verschiedenen Währungen wie Euro, US-Dollar und Renminbi.
Das ERP des Unternehmens verarbeitet bereits Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen und das Hauptbuch, doch Kontoauszüge müssen von der Finanzabteilung weiterhin aus unterschiedlichen Online-Banking-Plattformen exportiert, von Hand aufbereitet und ausgeglichen werden.
Dateiformat, Buchungstexte und Wertstellung unterscheiden sich von Bank zu Bank; die Finanzmitarbeitenden verbringen viel Zeit damit, die Herkunft von Zahlungen zu klären.
Projektergebnisse: automatische Zahlungszuordnung ca. 80 %; Arbeitstage für den Monatsabschluss ca. 6→3 Tage; automatischer Import der Kontoauszüge ca. 95 %
Herausforderungen
Uneinheitliche Bankbuchungsformate
Die Banken liefern Kontoauszugsdateien als CSV, Excel oder in anderen Standardformaten.
Darstellung von Datum, Vorzeichen der Beträge, Währung und Verwendungszweck unterscheiden sich.
Ein Zahlungseingang kann mehreren Rechnungen entsprechen
Sammelzahlungen, Teilzahlungen, abgezogene Gebühren und Transaktionen in Fremdwährung führen dazu, dass ein einfacher Betragsabgleich nicht alle Szenarien abdeckt.
Verzögerte Liquiditätsinformationen
Das Management sieht Forderungen und Verbindlichkeiten, kann den tatsächlichen Liquiditätsdruck der kommenden Zeit aber kaum rechtzeitig erfassen.
Die digitale Lösung von SHEPHARD
Ausgleich eines Kundenzahlungseingangs: Vergleich vor und nach der Einführung
Schritt 1: Ein standardisiertes Bankbuchungsmodell aufbauen
Die Buchungen der verschiedenen Banken werden auf ein einheitliches Datenformat abgebildet.
Standardfelder sind Konto, Buchungsdatum, Wertstellungsdatum, Betrag, Währung, Zahler, Transaktionsreferenz und die eindeutige Bankkennung.
Für Daten ohne stabile eindeutige Kennung werden ein zusammengesetzter Schlüssel und eine manuelle Prüfung eingerichtet, um Doppelimporte zu vermeiden.
Schritt 2: Einen verlässlichen Importprozess für Kontoauszüge schaffen
Die Datensätze werden in der Reihenfolge der Originaldatei und mit der Transaktionskennung der Bank erhalten.
Datumsformate, Dezimaltrennzeichen, Zeichenkodierung und Soll-Haben-Richtung werden einheitlich verarbeitet.
Für doppelte Datensätze, fehlgeschlagene Dateianalysen und auffällige Transaktionen werden eindeutige Hinweise erzeugt; ein Prüfprotokoll des Imports bleibt erhalten.
Mit Transaktionsreferenz, Kundeninformationen, Betrag und offenem Rechnungssaldo werden Kandidatenzuordnungen gebildet.
Für Fälle wie eine Zahlung für mehrere Rechnungen oder mehrere Zahlungen für eine Rechnung gibt es eigene Logik.
Bei Transaktionen, die sich nicht verlässlich beurteilen lassen, bleibt die manuelle Bestätigung erhalten, statt eine automatische Verbuchung zu erzwingen.
Schritt 4: Die Mehrwährungsverarbeitung ausbauen
Transaktionswährung, ursprüngliche Rechnungswährung, Hauswährung des Unternehmens und anzuwendender Wechselkurs werden getrennt erfasst.
Gemäß der Bilanzierungsrichtlinie des Unternehmens und der Finanzkonfiguration des ERP werden Kursdifferenzen, Bankgebühren und die zugehörigen Buchungssätze verarbeitet.
Schritt 5: Eine Liquiditätssicht aufbauen
Bankguthaben, offene Forderungen, fällige Verbindlichkeiten und bestätigte Zahlungspläne werden zusammengeführt.
Das Management kann die Liquiditätsstruktur nach Gesellschaft, Konto, Währung und Zeitraum analysieren und eine kurzfristige Liquiditätsprognose erstellen.
Arbeitsplatz für den Ausgleich von Kontoauszügen (Oberfläche illustrativ, alle Daten fiktiv)
Umsetzungsweg
Zunächst wird ein Bankkonto für Datenimport und Ausgleichstest ausgewählt.
Mit historischen Transaktionen werden Duplikaterkennung, Teilzahlungen, Sammelzahlungen und Gebührenbehandlung validiert.
Nach Bestätigung durch die Finanzabteilung werden weitere Banken und Währungen einbezogen.
Geschäftlicher Nutzen
Die Finanzmitarbeitenden müssen Bankdateien nicht mehr wiederholt aufbereiten und Transaktionen nicht mehr von Hand suchen.
Das Unternehmen erhält zeitnähere Informationen zu Forderungen, Verbindlichkeiten und Liquidität; das Liquiditätsmanagement hängt nicht mehr allein vom gebündelten Abgleich am Monatsende ab.
Projektergebnisse (Näherungswerte): automatische Zahlungszuordnung ca. 80 %; Arbeitstage für den Monatsabschluss ca. 6→3 Tage; automatischer Import der Kontoauszüge ca. 95 %.
Laufend verfolgte Kennzahlen: Quote des automatischen Imports der Kontoauszüge, Quote der automatischen Zahlungszuordnung, Anzahl offener Abstimmungsposten, Arbeitstage für den Monatsabschluss, Abweichung der Liquiditätsprognose.
Was dieser Fall zeigt
Bei der Finanzautomatisierung kommt es nicht darauf an, dass das System Buchungssätze automatisch erzeugt, sondern darauf, dass jede Buchung auf einer verlässlichen Quelle, klaren Regeln und einem prüfbaren Prüfpfad beruht.
*Zum Schutz der Kundendaten wurden die Unternehmensangaben in dieser Fallstudie anonymisiert; die Oberflächendarstellungen sind illustrativ, die Ergebnisse auf gerundete Näherungswerte gesetzt.*
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