Études de cas · Entreprise de négoce international
Relevés multidevises et multibanques rapprochés automatiquement : environ 80 % des encaissements lettrés sans intervention
Une entreprise de négoce international qui encaisse et paie via plusieurs comptes bancaires et plusieurs devises a unifié le format des relevés et mis en place des propositions de lettrage automatique : environ 80 % des encaissements sont rapprochés automatiquement, et la clôture mensuelle passe d'environ 6 à environ 3 jours ouvrés.
Une entreprise de négoce international qui travaille à la fois avec des clients européens et asiatiques encaisse et paie via plusieurs comptes bancaires, dans différentes devises dont l'euro, le dollar américain et le renminbi.
Son ERP gère déjà les factures de vente, les factures d'achat et la comptabilité générale, mais les relevés bancaires doivent encore être exportés par la comptabilité depuis différentes plateformes de banque en ligne, puis retraités et lettrés à la main.
Chaque banque a son propre format de fichier, ses libellés de transactions et ses délais de crédit, et la comptabilité passe beaucoup de temps à identifier l'origine des paiements.
Résultats du projet : taux de rapprochement automatique des encaissements d'environ 80 % ; jours ouvrés nécessaires à la clôture mensuelle d'environ 6→3 jours ; taux d'import automatique des relevés d'environ 95 %
Les défis
Des formats de transactions bancaires hétérogènes
Selon les banques, les fichiers de rapprochement sont fournis en CSV, en Excel ou dans d'autres formats standard.
La représentation des dates, du signe des montants, des devises et des libellés varie d'une banque à l'autre.
Un encaissement peut correspondre à plusieurs factures
Paiements groupés, paiements partiels, déduction de frais et transactions entre devises font qu'un simple rapprochement par montant ne couvre pas tous les cas.
Une information de trésorerie en décalage
La direction voit les créances et les dettes, mais peine à connaître à temps la pression réelle sur la trésorerie à venir.
La solution numérique de SHEPHARD
Le lettrage d'un encaissement client : comparaison avant et après la mise en service
Étape 1 : établir un modèle standard de transactions bancaires
Les écritures de chaque banque sont converties vers un format de données unifié.
Les champs standard comprennent le compte, la date d'opération, la date de valeur, le montant, la devise, le payeur, la référence de transaction et l'identifiant unique attribué par la banque.
Pour les données dépourvues d'identifiant unique stable, une clé composite et un mécanisme de revue manuelle évitent les imports en double.
Étape 2 : mettre en place un processus d'import fiable des relevés
Les enregistrements sont conservés dans l'ordre du fichier d'origine et selon l'identifiant de transaction de la banque.
Formats de date, séparateurs décimaux, encodages et sens débit/crédit sont traités de façon uniforme.
Des alertes explicites signalent les doublons, les échecs d'analyse de fichier et les transactions anormales, et un journal d'audit des imports est conservé.
Étape 3 : proposer un lettrage automatique
La référence de transaction, les informations client, le montant et le solde des factures ouvertes servent à générer des rapprochements candidats.
Une logique dédiée couvre le cas d'un encaissement pour plusieurs factures et celui de plusieurs encaissements pour une même facture.
Pour les transactions qui ne peuvent être tranchées de manière fiable, une confirmation manuelle est maintenue, plutôt qu'une comptabilisation automatique forcée.
Étape 4 : affiner le traitement multidevise
La devise de la transaction, la devise d'origine de la facture, la devise fonctionnelle de la société et le taux de change applicable sont enregistrés séparément.
Les écarts de change, les frais bancaires et les écritures comptables associées sont traités selon la politique comptable de l'entreprise et la configuration financière de l'ERP.
Étape 5 : construire une vue de gestion de trésorerie
Soldes bancaires, créances à encaisser, dettes à payer et plans de paiement confirmés sont consolidés.
La direction peut analyser la structure de la trésorerie par société, par compte, par devise et par période, et établir des prévisions de trésorerie à court terme.
Poste de travail du lettrage des relevés bancaires (interface illustrative, données fictives)
Déploiement
On commence par un compte bancaire pour tester l'import des données et le lettrage.
Les transactions historiques servent à valider la détection des doublons, les paiements partiels, les paiements groupés et le traitement des frais.
Après validation par la direction financière, le dispositif est étendu aux autres banques et devises.
Valeur métier
Les équipes financières passent moins de temps à retraiter les fichiers bancaires et à rechercher des transactions à la main.
L'entreprise dispose d'informations plus à jour sur ses créances, ses dettes et sa trésorerie, et la gestion de trésorerie ne dépend plus entièrement d'un rapprochement concentré en fin de mois.
Résultats du projet (valeurs approximatives) : taux de rapprochement automatique des encaissements environ 80 % ; jours ouvrés nécessaires à la clôture mensuelle environ 6→3 jours ; taux d'import automatique des relevés environ 95 %.
Indicateurs suivis en continu : taux d'import automatique des relevés bancaires, taux de rapprochement automatique des encaissements, nombre d'éléments non rapprochés, jours ouvrés nécessaires à la clôture mensuelle, écart des prévisions de trésorerie.
Ce que ce cas nous enseigne
L'essentiel de l'automatisation financière n'est pas de laisser le système générer des écritures, mais de garantir que chaque traitement comptable repose sur une source fiable, des règles claires et une piste d'audit vérifiable.
*Pour protéger la confidentialité du client, les informations sur l'entreprise de cette étude de cas ont été anonymisées ; les captures d'écran sont illustratives et les résultats sont des valeurs approximatives arrondies.*
Traçabilité des lots : de une demi-journée à 10 minutes, chaque lot de produits est traçable
Un fabricant agroalimentaire multi-catégories a relié achats, production, stockage et livraison commerciale en une seule chaîne de données : pour n'importe quel lot de produits finis, il est possible de retrouver l'origine des matières premières et la destination chez les clients. La traçabilité d'un lot passe d'environ une demi-journée à moins de 10 minutes.
Grossiste alimentaire à trois zones de température
Un stock précis à l'emplacement près sur trois zones de température, un temps de préparation moyen réduit d'environ 40 %
Un grossiste en produits alimentaires ambiants, réfrigérés et surgelés a rendu son stock précis jusqu'à l'emplacement et au lot, géré réception, réapprovisionnement et préparation de commandes sur PDA et appliqué la sortie par péremption la plus proche. Le temps de préparation moyen baisse d'environ 40 % et la valeur des stocks proches de la péremption recule nettement.
Les commandes de vente pilotent directement la planification de la production : livraisons à l'heure à environ 92 %
Un atelier d'usinage multi-produits en petites séries a fait piloter directement les besoins en matières et la vérification de capacité par les commandes de vente, avec un compte rendu d'activité en temps réel depuis les terminaux d'atelier. Les délais promis reposent désormais sur des données : le taux de livraison à l'heure passe d'environ 75 % à environ 92 % et les arrêts pour manque de matières diminuent nettement.
Présentez-nous la situation de votre entreprise, vos enjeux de gestion et vos objectifs : nous explorerons avec vous la démarche numérique la plus adaptée.
