Casos de éxito · Fabricante de alimentos multicategoría
La trazabilidad de lotes pasa de media jornada a 10 minutos: cada lote de producto deja huella
Una empresa de fabricación de alimentos con múltiples categorías conectó compras, producción, almacén y entrega comercial en una única cadena de datos: cualquier lote de producto terminado permite reconstruir el origen de las materias primas y el destino entre los clientes. La trazabilidad de lotes pasó de unas medio día a menos de 10 minutos.
Una empresa de fabricación de alimentos con varias gamas de producto fue descubriendo, a medida que crecían el volumen de pedidos y el número de categorías, que su software de inventario y sus registros de producción manuales ya no bastaban para sostener la operativa diaria. Compras controlaba la llegada de las materias primas, Producción planificaba con Excel, el almacén ejecutaba las entradas y salidas con documentos en papel, y a Ventas le costaba saber con precisión cuándo podría entregarse un producto.
El problema real no era la falta de software, sino que los datos y los procesos de cada departamento no estaban vinculados entre sí.
Resultados del proyecto: trazabilidad de lotes de media jornada a 10 minutos; precisión del inventario de aproximadamente el 98 %; desviación en el desperdicio de materiales de aproximadamente −30 %
Contexto del cliente
Este tipo de fabricantes de alimentos suele gestionar materias primas, productos semielaborados y productos terminados de distintas especificaciones, y debe tener en cuenta la gestión de recetas, los lotes de producción, las mermas de materias primas, la vida útil de los productos y la entrega a los clientes.
Al crecer la escala del negocio, la dificultad de gestión ya no se limita a un mayor número de existencias, sino a la creciente complejidad de las relaciones entre materias primas, actividad productiva y pedidos de venta.
A la dirección le preocupaban tres cuestiones: ¿en qué se ha utilizado exactamente cada materia prima comprada?, ¿cuánto ha costado realmente un lote determinado de producto? y, si se detecta un problema de calidad, ¿se puede localizar rápidamente a todos los clientes afectados?
Retos
Inventario de materias primas y consumo de producción sin coherencia
Aunque las materias primas se registraban en el almacén tras la compra, el consumo real dependía de anotaciones manuales. El personal de producción solía completar los datos de consumo al terminar la producción, lo que generaba un desfase entre el stock del sistema y el stock real.
Cuando un mismo lote de materia prima se utilizaba en varias órdenes de producción, era muy difícil determinar con precisión cuánto había consumido cada orden y cuánta merma había generado.
El coste del producto dependía del cálculo posterior de Finanzas
Las empresas suelen conocer el precio de compra de las materias primas, pero no necesariamente el coste real de fabricación de cada lote.
El consumo teórico de la receta, la carga real de ingredientes, las mermas de producción y los costes de mano de obra estaban repartidos en registros distintos, de modo que, una vez terminada la producción, resultaba difícil analizar a tiempo las causas de las variaciones del margen bruto.
La trazabilidad de lotes dependía de búsquedas manuales
Ante una anomalía de calidad, había que revisar uno por uno los registros de entrada de materias primas, los registros de producción, los albaranes de salida de producto terminado y los registros de ventas a clientes.
Al no existir una relación unificada entre lotes, resultaba difícil acotar con rapidez el alcance de la investigación.
La solución digital de SHEPHARD
Gestión de una incidencia de calidad: comparación antes y después de la puesta en marcha
Paso 1: unificar los datos maestros de materiales y productos
Primero se creó un sistema normalizado de datos maestros de producto que incluye materias primas, semielaborados, productos terminados, unidades de medida, especificaciones de compra, clasificación de productos y atributos de almacenamiento.
Con una codificación única de materiales y reglas de gestión de datos, se eliminó el problema de que distintos departamentos nombraran de forma diferente un mismo material.
Sobre esa base, proveedores, pedidos de compra, lotes de materias primas y ubicaciones de stock se integraron en un modelo de datos ERP unificado.
Paso 2: establecer un proceso normalizado de gestión de la producción
Se creó un flujo de producción digital en torno a la BOM (lista de materiales), las órdenes de producción y el consumo real de materiales.
La empresa puede generar órdenes de producción en función de la demanda de ventas, el estado del inventario y la capacidad productiva, y registrar durante la producción la carga real de ingredientes, la cantidad producida y las mermas.
La receta estándar y el consumo real se guardan por separado, de modo que la empresa no solo puede calcular el coste de producción, sino también analizar las desviaciones de receta y las mermas de producción.
Paso 3: implantar la trazabilidad bidireccional de lotes
Mediante la gestión de lotes, se vinculan los lotes de materias primas, las órdenes de producción, los lotes de producto terminado y los registros de entrega comercial.
Cuando un lote de materia prima presenta un problema de calidad, el sistema puede rastrear hacia delante, siguiendo las relaciones de producción, los lotes de producto terminado afectados y los registros de entrega a clientes.
Y a la inversa, cuando se detecta una anomalía en un lote de producto terminado, también se puede rastrear hacia atrás las materias primas, los proveedores y los registros de producción utilizados.
Paso 4: integrar el control de calidad en los procesos de negocio
Se establecieron puntos de control de calidad en la recepción de materias primas, la inspección durante la producción y la liberación del producto terminado.
Las existencias que no han completado las inspecciones necesarias o que se han marcado como no conformes pasan a un proceso de aislamiento y aprobación, evitando gestionar el riesgo de calidad únicamente mediante avisos verbales entre empleados.
Paso 5: crear un sistema de análisis de producción y de gestión
Sobre la base de datos unificada, la dirección puede analizar el cumplimiento de las órdenes de producción, el desperdicio real de materiales, las diferencias de coste de producto, la rotación de inventario y los problemas de calidad por lote.
Mediante reglas de anomalías se identifican situaciones como mermas persistentemente altas, retrasos de producción y existencias próximas a caducar, y se avisa automáticamente a los responsables correspondientes.
Panel de trazabilidad de lotes (interfaz ilustrativa, todos los datos son ficticios)
Hoja de ruta de implantación
El proyecto avanzó por etapas: depuración de datos maestros, normalización de la gestión de inventario, digitalización de las órdenes de producción, trazabilidad de lotes y análisis de gestión.
Antes de la puesta en marcha, se realizaron pruebas de trazabilidad bidireccional con órdenes de producción típicas, para validar escenarios de negocio complejos, como un lote de materia prima usado en varias órdenes de producción o varios lotes de materia prima empleados para fabricar un mismo producto terminado.
El criterio de aceptación esencial no era que las pantallas del sistema se abrieran con normalidad, sino que, a partir de cualquier lote de producto terminado ya entregado, se pudiera reconstruir con precisión su producción y el origen de sus materias primas.
Valor para el negocio
La empresa consigue una cadena de datos continua desde las compras, el inventario y la producción hasta la entrega comercial.
La gestión de la producción pasa del registro posterior al registro durante el proceso; la trazabilidad de calidad, de la búsqueda manual a la consulta de datos basada en las relaciones del negocio; y la dirección puede analizar los problemas de gestión a nivel de pedido y de material.
Resultados del proyecto (valores aproximados): trazabilidad de lotes de media jornada a 10 minutos; precisión del inventario de aproximadamente el 98 %; desviación en el desperdicio de materiales de aproximadamente −30 %.
Indicadores de seguimiento continuo: tiempo de trazabilidad de lotes, puntualidad en el registro del consumo de producción, desviación entre consumo real y estándar de materiales, precisión del inventario, ciclo de cierre de incidencias de calidad.
Lo que nos enseña este caso
La digitalización de una empresa alimentaria no puede limitarse a saber cuánta mercancía queda en el almacén.
Un sistema realmente valioso debe saber de qué se compone un producto, cómo se fabrica, por qué etapas ha pasado, a quién se ha entregado y qué acciones hay que tomar cuando surge un problema.
*Para proteger la privacidad del cliente, la información de la empresa de este caso ha sido anonimizada, las capturas de pantalla son ilustrativas y los datos de resultados son valores aproximados redondeados.*
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