Casi di successo · Azienda alimentare multi-categoria
Tracciabilità dei lotti da mezza giornata a 10 minuti: ogni lotto di prodotto ha la sua storia
Un'azienda alimentare con più categorie di prodotto ha collegato acquisti, produzione, magazzino e consegne alle vendite in un'unica catena di dati: per qualsiasi lotto di prodotto finito si ricostruiscono l'origine delle materie prime e la destinazione presso i clienti. La tracciabilità dei lotti passa da circa mezza giornata a meno di 10 minuti.
Un'azienda alimentare con più linee di prodotto, con la crescita degli ordini e delle categorie, si è accorta che il vecchio software di magazzino e le registrazioni manuali della produzione non reggevano più la gestione quotidiana. L'ufficio acquisti conosceva gli arrivi delle materie prime, la produzione pianificava con Excel, il magazzino movimentava le merci su documenti cartacei e le vendite faticavano a sapere con precisione quando un prodotto sarebbe stato consegnabile.
Il vero problema non era la mancanza di software, ma il fatto che dati e processi dei vari reparti non fossero collegati tra loro.
Risultati del progetto: tracciabilità dei lotti da mezza giornata a 10 minuti; accuratezza delle giacenze circa 98%; scostamento nel consumo dei materiali circa −30%
Profilo del cliente
Le aziende alimentari di questo tipo gestiscono materie prime, semilavorati e prodotti finiti di formati diversi e, insieme, ricette, lotti di produzione, perdite di materiale, shelf life dei prodotti e consegne ai clienti.
Con la crescita, la difficoltà non è più solo il numero crescente di giacenze, ma la complessità dei rapporti tra materie prime, attività produttive e ordini di vendita.
La direzione si poneva soprattutto tre domande: dove sono state impiegate le materie prime acquistate? Quanto è costato davvero un determinato lotto di prodotto? In caso di problema di qualità, è possibile individuare rapidamente tutti i clienti coinvolti?
Le sfide
Giacenze di materie prime e consumi di produzione non coerenti
Le materie prime venivano caricate a magazzino dopo l'acquisto, ma il prelievo effettivo in produzione era registrato a mano. Il personale spesso inseriva i consumi tutti insieme a fine produzione, creando uno sfasamento temporale tra giacenza di sistema e giacenza reale.
Quando lo stesso lotto di materia prima serviva più ordini di produzione, era difficile stabilire con precisione quanto ne avesse consumato ciascuno e quanta perdita avesse generato.
Il costo del prodotto dipende dal calcolo a posteriori dell'amministrazione
In genere l'azienda conosce il prezzo di acquisto delle materie prime, ma non necessariamente il costo di produzione effettivo di ciascun lotto.
Quantità teoriche da ricetta, prelievi effettivi, perdite di produzione e costo del lavoro erano sparsi in registrazioni diverse, e a produzione conclusa era difficile analizzare per tempo le cause delle variazioni di margine.
La tracciabilità dei lotti dipende dalla ricerca manuale
In caso di anomalia di qualità bisognava cercare voce per voce nei registri di ingresso delle materie prime, nei registri di produzione, nei documenti di uscita dei prodotti finiti e nelle registrazioni di vendita ai clienti.
Senza una relazione unificata tra i lotti, era difficile restringere rapidamente il perimetro dell'indagine.
La soluzione digitale di SHEPHARD
Gestione di un'anomalia di qualità: confronto prima e dopo l'avvio
Fase 1: unificare i dati anagrafici di materiali e prodotti
Per prima cosa è stato costruito un sistema di anagrafiche prodotto strutturato, che comprende materie prime, semilavorati, prodotti finiti, unità di misura, specifiche di acquisto, categorie di prodotto e attributi di magazzino.
Con codici materiale unici e regole di gestione dei dati si è eliminato il problema dei reparti che usano nomi diversi per lo stesso materiale.
Su questa base, fornitori, ordini di acquisto, lotti di materie prime e ubicazioni di magazzino sono confluiti in un unico modello dati ERP.
Fase 2: definire un processo standardizzato di gestione della produzione
Il processo digitale di produzione ruota attorno alla BOM (distinta base), agli ordini di produzione e ai consumi effettivi di materiale.
L'azienda può generare gli ordini di produzione in base alla domanda di vendita, alle giacenze e alla capacità produttiva, e registrare durante la lavorazione prelievi effettivi, quantità prodotte e perdite.
Ricetta standard e consumi reali vengono conservati separatamente: così l'azienda non solo calcola il costo di produzione, ma può anche analizzare gli scostamenti di ricetta e le perdite.
Fase 3: introdurre la tracciabilità bidirezionale dei lotti
Grazie alla gestione dei lotti, i lotti di materie prime, gli ordini di produzione, i lotti di prodotto finito e le consegne di vendita sono collegati tra loro.
Quando un lotto di materia prima presenta un problema di qualità, il sistema segue le relazioni produttive verso valle e individua i lotti di prodotto finito coinvolti e le relative consegne ai clienti.
Viceversa, se un lotto di prodotto finito risulta anomalo, è possibile risalire alle materie prime utilizzate, ai fornitori e alle registrazioni di produzione.
Fase 4: integrare il controllo qualità nel processo operativo
Sono stati definiti punti di controllo qualità per l'accettazione delle materie prime, le verifiche in produzione e il rilascio dei prodotti finiti.
Le giacenze per cui non è stato completato il controllo necessario o che sono state contrassegnate come non conformi entrano in un processo dedicato di isolamento e approvazione, senza affidare la gestione del rischio qualità a comunicazioni verbali tra colleghi.
Fase 5: costruire un sistema di analisi di produzione e gestione
Su dati unificati, la direzione può analizzare lo stato di completamento degli ordini di produzione, le perdite effettive di materiale, gli scostamenti di costo del prodotto, la rotazione delle scorte e i problemi di qualità dei lotti.
Con regole di anomalia si individuano perdite costantemente elevate, ritardi di produzione e giacenze prossime alla scadenza, e i responsabili vengono avvisati automaticamente.
Postazione di tracciabilità dei lotti (interfaccia a scopo illustrativo, dati fittizi)
Percorso di implementazione
Il progetto è proceduto per fasi: pulizia dei dati anagrafici, standardizzazione della gestione delle giacenze, digitalizzazione degli ordini di produzione, tracciabilità dei lotti e analisi gestionale.
Prima dell'avvio sono stati eseguiti test di tracciabilità bidirezionale su ordini di produzione tipici, per verificare scenari complessi: un lotto di materia prima usato in più ordini di produzione, più lotti di materie prime che confluiscono nello stesso prodotto finito.
Il criterio di collaudo principale non era che le schermate del sistema si aprissero correttamente, ma che da qualsiasi lotto di prodotto finito già consegnato si potessero ricostruire con precisione la produzione e l'origine delle materie prime.
Valore per il business
L'azienda dispone ora di una catena di dati continua che va dagli acquisti alle giacenze, dalla produzione alla consegna ai clienti.
La gestione della produzione passa dalla registrazione a posteriori alla registrazione durante il processo, la tracciabilità della qualità dalla ricerca manuale all'interrogazione dei dati basata sulle relazioni di business, e la direzione può analizzare i problemi gestionali a livello di ordini e di materiali.
Risultati del progetto (valori approssimativi): tracciabilità dei lotti da mezza giornata a 10 minuti; accuratezza delle giacenze circa 98%; scostamento nel consumo dei materiali circa −30%.
Indicatori monitorati nel tempo: tempo di tracciabilità dei lotti, tempestività della registrazione dei consumi di produzione, scostamento tra consumo effettivo e standard dei materiali, accuratezza delle giacenze, tempo di chiusura delle anomalie di qualità.
Che cosa ci insegna questo caso
La digitalizzazione di un'azienda alimentare non può limitarsi a sapere quanta merce resta in magazzino.
Un sistema davvero utile deve sapere di che cosa è fatto un prodotto, come viene realizzato, quali fasi attraversa, a chi viene consegnato e quali azioni intraprendere in caso di problema.
*Per tutelare la riservatezza del cliente, le informazioni aziendali in questo caso sono state rese anonime, le schermate dell'interfaccia sono illustrative e i risultati sono valori approssimati e arrotondati.*
Giacenze a livello di ubicazione su tre zone di temperatura: tempo medio di picking ridotto di circa il 40%
Un grossista alimentare con prodotti a temperatura ambiente, refrigerati e surgelati ha portato le giacenze al livello di ubicazione e lotto, gestisce ricevimento, rifornimento e picking con terminali PDA e serve i lotti secondo il criterio della scadenza più vicina. Il tempo medio di picking si riduce di circa il 40% e il valore delle scorte in scadenza cala sensibilmente.
Gli ordini di vendita guidano direttamente la pianificazione: consegne puntuali al 92% circa
Un'azienda di lavorazioni meccaniche ad alta varietà e piccoli lotti fa guidare direttamente dagli ordini di vendita il fabbisogno di materiali e la verifica della capacità, mentre il reparto produttivo registra l'avanzamento in tempo reale da terminale. Le date di consegna promesse hanno ora un fondamento: la puntualità sale da circa il 75% a circa il 92% e i fermi per mancanza di materiali calano in modo evidente.
Problemi di qualità ricondotti a fase di lavorazione e lotto del fornitore: problemi ripetuti ridotti di circa il 50%
Un produttore di componenti elettronici e moduli di controllo collega i dati di collaudo a lotti e numeri di serie, traccia le anomalie di qualità con le NCR e avvia le CAPA per i problemi ripetuti o ad alto rischio. I reclami dei clienti si risalgono per numero di serie e i problemi di qualità ricorrenti calano di circa il 50%.
