Casos de éxito · Mayorista de alimentos con tres zonas de temperatura
Una empresa mayorista de alimentos a temperatura ambiente, refrigerados y congelados llevó el inventario al nivel de ubicación y lote, ejecuta recepción, reposición y picking con PDA y aplica la salida por caducidad más próxima primero. El tiempo medio de picking se redujo en torno a un 40 % y el valor del stock próximo a caducar bajó de forma notable.
Una empresa mayorista de alimentos que trabaja con productos a temperatura ambiente, refrigerados y congelados fue encontrando, a medida que aumentaban la variedad de productos y los pedidos de clientes, una caída de la eficiencia en las operaciones del almacén.
Aunque el almacén contaba con un ERP, la gestión del inventario seguía centrada en la cantidad total de cada producto, y el sistema apenas reflejaba en qué ubicación estaba almacenada la mercancía, si se encontraba en la zona de picking o qué lote debía salir primero.
Que Ventas vea el stock no significa que el almacén pueda completar la entrega de inmediato.
La empresa suministra una amplia variedad de alimentos a clientes de restauración, minoristas y distribuidores regionales, y sus operaciones de almacén se caracterizan por un gran número de SKU, pedidos fragmentados, zonas de temperatura bien diferenciadas y requisitos estrictos de vida útil.
Un gran volumen de pedidos debe prepararse y distribuirse en poco tiempo.
Para una empresa de este tipo, el almacén no es un simple lugar donde guardar mercancía, sino el eslabón operativo clave que determina directamente la capacidad de cumplimiento, el capital inmovilizado y el nivel de servicio al cliente.
El sistema muestra stock, pero en el almacén no se encuentra la mercancía
Existen traslados entre zonas de temperatura y ubicaciones: parte de la mercancía está en ubicaciones elevadas y parte, en la zona de picking.
Si el ERP solo registra el stock total, el personal del almacén tiene que seguir buscando los productos por experiencia.
Reposición y picking se interfieren mutuamente
Cuando el stock de la zona de picking es insuficiente, el almacén debe reponer desde la zona de almacenamiento.
Pero si el sistema no puede activar automáticamente la reposición a partir de la demanda de pedidos y del stock por ubicación, es habitual que los pickers esperen la reposición y que el personal del almacén repita movimientos.
La gestión de productos próximos a caducar carecía de proactividad
Un mismo producto puede tener varios lotes de compra con fechas de caducidad distintas.
Si el lote de salida se elige por experiencia, es fácil que los productos que llegaron antes se acumulen durante mucho tiempo, y también que los productos próximos a caducar no se detecten a tiempo.
Paso 1: construir un modelo digital de ubicaciones del almacén
Se crearon zonas de almacén según atributos de negocio como temperatura ambiente, refrigerado, congelado y devoluciones, subdivididas a su vez en estanterías, niveles y ubicaciones concretas.
Cada ubicación tiene un código propio, coherente con su posición física real.
El sistema no solo registra el stock de cada producto, sino también la ubicación exacta en que se encuentra, el lote al que pertenece y su estado de disponibilidad.
Paso 2: crear un sistema de operación móvil orientado al trabajo en planta
Mediante PDA o terminales móviles se ejecutan la recepción, la ubicación en estantería, los traslados internos, la reposición, el picking y el inventario.
El personal completa cada operación escaneando el producto, la ubicación y el lote, lo que reduce los registros en papel y las anotaciones posteriores.
Las operaciones clave se sincronizan con el ERP y generan un registro trazable de los movimientos de inventario.
Paso 3: establecer reglas de reposición de inventario
A partir de parámetros como la demanda de cada producto, la capacidad de la zona de picking y los stocks mínimo y máximo, se configuran sugerencias de reposición automática desde la zona de almacenamiento hacia la de picking.
La demanda de los pedidos de venta se vincula con el stock real por ubicación, priorizando las tareas de reposición que están a punto de afectar al cumplimiento.
Para los productos que no pueden reponerse a tiempo, el sistema muestra la anomalía al responsable del almacén.
Paso 4: introducir la estrategia de salida FEFO
Para los productos con requisitos de vida útil, se generan sugerencias de selección de lote según el principio de salida por caducidad más próxima primero (FEFO).
Al mismo tiempo se establecen alertas de proximidad de caducidad, bloqueo de stock y reglas de aprobación para salidas especiales.
Así, el almacén puede trasladar la información pertinente a Compras, Ventas y la dirección antes de que los productos lleguen a caducar.
Paso 5: definir indicadores operativos del almacén
Se integran las cantidades en stock, la antigüedad del inventario, la caducidad por lote, el avance del picking, las tareas de reposición y el cumplimiento de pedidos.
La dirección puede identificar los productos con roturas de stock frecuentes, las zonas con acumulación de inventario, las diferencias anómalas en los recuentos y los cuellos de botella que afectan a los envíos.
Primero se completó el inventario de ubicaciones físicas y la depuración de los datos básicos, y después se fueron poniendo en marcha la recepción, la ubicación en estantería, la reposición, el picking y la gestión de lotes.
En los entornos de congelado y refrigerado hubo que validar con especial cuidado la fiabilidad del escaneo de los dispositivos móviles, la cobertura de red y la comodidad de uso.
Se aseguró primero que las operaciones reales del almacén y los registros del sistema estuvieran sincronizados, y solo después se introdujeron gradualmente la reposición automática y las alertas de proximidad de caducidad.
La gestión del almacén pasa de una coordinación basada en la experiencia de las personas a una gestión digital centrada en los pedidos, las ubicaciones, los lotes y las tareas.
Ventas, Compras y el almacén comparten información de stock disponible más precisa, con menos confirmaciones repetidas y menos comunicación entre departamentos.
Resultados del proyecto (valores aproximados): tiempo medio de picking de aproximadamente −40 %; precisión del inventario de aproximadamente el 99 %; valor del stock próximo a caducar de aproximadamente −35 %.
Indicadores de seguimiento continuo: precisión del inventario, tiempo medio de picking, tasa de rotura de stock, tiempo de espera de reposición, valor del stock próximo a caducar, tasa de salida de pedidos a tiempo.
Un WMS realmente útil no se limita a meter el inventario en un ordenador, sino que consigue que el sistema comprenda la estructura física del almacén y la forma real de trabajar.
*Para proteger la privacidad del cliente, la información de la empresa de este caso ha sido anonimizada, las capturas de pantalla son ilustrativas y los datos de resultados son valores aproximados redondeados.*
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