Traçabilité des lots : de une demi-journée à 10 minutes, chaque lot de produits est traçable

Un fabricant agroalimentaire disposant de plusieurs gammes de produits a vu son volume de commandes et le nombre de ses catégories croître et a constaté peu à peu que son logiciel de stock et ses relevés de production manuels ne suffisaient plus à soutenir l'activité quotidienne. Les achats connaissaient les arrivées de matières premières, la production planifiait sous Excel, l'entrepôt exécutait les entrées et sorties sur des bons papier, et les commerciaux avaient du mal à savoir précisément quand un produit pourrait être livré.

Le vrai problème n'était pas un manque de logiciels, mais l'absence de lien unifié entre les données et les processus métier des différents services.

Contexte client

Ce type de fabricant doit gérer des matières premières, des produits semi-finis et des produits finis de spécifications variées, avec la gestion des recettes, les lots de production, les pertes de matières, les dates de péremption et les livraisons aux clients.

À mesure que l'activité grandit, la difficulté ne tient plus seulement à la hausse des quantités en stock, mais à la complexité croissante des relations entre matières premières, activités de production et commandes de vente.

La direction se posait trois questions principales : où les matières premières achetées ont-elles réellement été utilisées ? Combien un lot de produits a-t-il réellement coûté ? En cas de problème de qualité, peut-on retrouver rapidement tous les clients concernés ?

Les défis

Stocks de matières premières et consommation en production sans cohérence

Les matières premières étaient bien réceptionnées en stock, mais les sorties réelles en production dépendaient d'une saisie manuelle. Le personnel de production saisissait souvent les consommations en bloc après la fin de la production, ce qui créait un décalage entre le stock du système et le stock réel.

Lorsqu'un même lot de matières premières servait à plusieurs ordres de fabrication, il était difficile de déterminer avec précision ce que chacun avait consommé et les pertes qu'il avait générées.

Un coût produit calculé après coup par la finance

L'entreprise connaît généralement le prix d'achat des matières premières, mais pas nécessairement le coût de fabrication réel de chaque lot.

Les quantités théoriques de la recette, les matières réellement engagées, les pertes de production et les coûts de main-d'œuvre étaient dispersés dans différents enregistrements, d'où la difficulté d'analyser rapidement les causes d'une variation de marge brute une fois la production terminée.

Une traçabilité des lots fondée sur la recherche manuelle

En cas d'anomalie qualité, il fallait rechercher un à un les enregistrements d'entrée des matières premières, les relevés de production, les bons de sortie des produits finis et les enregistrements de ventes aux clients.

Faute de liens unifiés entre les lots, il était difficile de circonscrire rapidement le périmètre de l'enquête.

La solution numérique de SHEPHARD

Étape 1 : unifier les données de référence des matières et des produits

Commencer par établir un référentiel produit normalisé : matières premières, semi-finis, produits finis, unités de mesure, spécifications d'achat, catégories de produits et caractéristiques de stockage.

Grâce à un codage unique des matières et à des règles de gestion des données, supprimer les différences de dénomination d'une même matière d'un service à l'autre.

Sur cette base, intégrer au modèle de données de l'ERP les fournisseurs, les commandes d'achat, les lots de matières premières et les emplacements de stock.

Étape 2 : mettre en place un processus de gestion de la production standardisé

Construire un processus de production numérique autour de la BOM (nomenclature), des ordres de fabrication et de la consommation réelle de matières.

L'entreprise peut générer des ordres de fabrication selon la demande commerciale, l'état des stocks et la capacité de production, et enregistrer pendant la production les matières réellement engagées, les quantités produites et les pertes.

La recette standard et la consommation réelle sont conservées séparément : l'entreprise peut ainsi calculer le coût de production, mais aussi analyser les écarts de recette et les pertes de production.

Étape 3 : établir une traçabilité bidirectionnelle des lots

Grâce à la gestion par lots, relier les lots de matières premières, les ordres de fabrication, les lots de produits finis et les enregistrements de livraison commerciale.

Lorsqu'un lot de matières premières présente un problème de qualité, le système suit les liens de production en aval pour retrouver les lots de produits finis concernés et les livraisons aux clients.

Inversement, lorsqu'un lot de produits finis est anormal, on peut remonter aux matières premières utilisées, aux fournisseurs et aux enregistrements de production.

Étape 4 : intégrer le contrôle qualité aux processus métier

Définir des points de contrôle qualité pour la réception des matières premières, les contrôles en cours de production et la libération des produits finis.

Les stocks dont les contrôles requis ne sont pas terminés ou qui sont marqués non conformes entrent dans un processus de mise en quarantaine et de validation, au lieu de gérer le risque qualité par de simples avis oraux entre collègues.

Étape 5 : mettre en place une analyse de la production et de l'activité

Sur des données unifiées, la direction peut analyser l'avancement des ordres de fabrication, les pertes réelles de matières, les écarts de coût produit, la rotation des stocks et les problèmes de qualité par lot.

Des règles d'anomalie repèrent les pertes durablement élevées, les retards de production et les stocks proches de la péremption, et préviennent automatiquement les responsables concernés.

Feuille de route de mise en œuvre

Le projet avance par étapes : nettoyage des données de référence, normalisation de la gestion des stocks, numérisation des ordres de fabrication, traçabilité des lots, puis analyse de l'activité.

Avant la mise en service, des tests de traçabilité bidirectionnelle sont réalisés sur des ordres de fabrication types, afin de valider des scénarios complexes : un lot de matières utilisé dans plusieurs ordres de fabrication, ou plusieurs lots de matières servant à produire un même produit fini.

Le critère de recette essentiel n'est pas que les écrans du système s'ouvrent correctement, mais que l'on puisse, pour n'importe quel lot de produits finis livré, reconstituer avec exactitude sa production et l'origine de ses matières premières.

Valeur pour l'entreprise

L'entreprise dispose d'une chaîne de données continue, des achats et du stock jusqu'à la production et la livraison commerciale.

La gestion de la production passe de l'enregistrement a posteriori à l'enregistrement au fil du processus, la traçabilité qualité passe de la recherche manuelle à l'interrogation de données fondée sur les relations métier, et la direction peut analyser les problèmes d'activité au niveau des commandes et des matières.

Résultats du projet (valeurs approximatives) : traçabilité d'un lot passée d'une demi-journée à 10 minutes ; fiabilité des stocks d'environ 98 % ; écart de consommation de matières d'environ −30 %.

Indicateurs suivis en continu : durée de traçabilité d'un lot, ponctualité de l'enregistrement des consommations en production, écart entre consommation réelle et standard des matières, fiabilité des stocks, délai de clôture des anomalies qualité.

Ce que ce cas nous enseigne

La transformation numérique d'un industriel de l'agroalimentaire ne peut pas se limiter à ce qu'il reste en stock dans l'entrepôt.

Un système réellement utile doit savoir de quoi un produit est composé, comment il a été fabriqué, par quelles étapes il est passé, à qui il a été livré, et quelle action mener en cas de problème.

*Afin de protéger la confidentialité du client, les informations sur l'entreprise ont été anonymisées dans ce cas, les captures d'écran sont illustratives et les résultats sont des valeurs approchées et arrondies.*