Casos de éxito · Empresa mediana con varios departamentos
Una empresa mediana con personal repartido entre oficinas, almacén, producción y reparto unificó los datos maestros de empleados y conectó asistencia, vacaciones y rendimiento por departamento. Las incidencias de asistencia pasaron de recopilarse a fin de mes a confirmarse el mismo día, y la aprobación de vacaciones, de unos 3 días a menos de media jornada.
Una empresa mediana con varios departamentos tiene a sus empleados repartidos en distintos entornos de trabajo: oficinas, almacén, producción y reparto.
Al crecer la plantilla, la gestión de personas se fue convirtiendo en un asunto importante de coordinación entre departamentos.
Los datos básicos de los empleados se guardaban en Excel, el sistema de control horario funcionaba por su cuenta, las solicitudes de vacaciones se enviaban por mensajería instantánea y los responsables de cada departamento informaban del rendimiento a la dirección en formatos variables.
La empresa podía gestionar las nóminas y la administración de personal del día a día, pero le costaba responder a tiempo cuál era la asistencia real de un departamento, si la dotación de personal era adecuada y si se estaban resolviendo los problemas de gestión del departamento.
Información básica de empleados sin gestión unificada
Cada departamento guardaba por su cuenta el puesto, los datos de contacto, el contrato y la información de incorporación de los empleados.
Tras un cambio de personal, era posible que varios registros no se actualizaran de forma sincronizada.
Detección tardía de incidencias de asistencia
Los datos de retrasos, salidas anticipadas, ausencias y horas extra se recopilaban sobre todo a fin de mes.
Los responsables no podían detectar a tiempo las incidencias ni completar su comprobación.
Vacaciones y turnos sin conexión entre sí
Una vez aprobadas las vacaciones de un empleado, estas no se reflejaban en los turnos ni en la organización del trabajo del departamento, con el consiguiente riesgo de falta de personal en algunos puestos.
Evaluación del rendimiento sin gestión continua
La frecuencia y los criterios con que los responsables de departamento presentaban sus resúmenes de rendimiento no eran homogéneos.
A la dirección le resultaba difícil comparar el cumplimiento de objetivos entre departamentos y hacer seguimiento de si habían mejorado los problemas detectados anteriormente.
Paso 1: crear datos maestros de empleados unificados
Se creó para cada empleado una ficha completa con puesto, departamento, responsable, contrato, organización del trabajo y situación laboral.
Se aplicó una gestión de permisos por niveles, que limita el acceso a la información de personal sensible.
Paso 2: conectar los datos de asistencia
Siempre dentro de un marco lícito y adecuado, los dispositivos de control horario o el sistema de asistencia existente se conectan al HRIS.
Según las reglas de jornada aplicables a cada empleado, se identifican los registros anómalos que requieren revisión.
Se conservan los registros originales de fichaje y los registros de ajustes manuales, de modo que el tratamiento de la asistencia sea trazable.
Paso 3: normalizar las vacaciones y su aprobación
Se estableció un mecanismo para gestionar la solicitud, la aprobación, el saldo de vacaciones y el registro de ausencias de los empleados.
La información de las vacaciones aprobadas se vincula con los turnos y la organización del personal.
Paso 4: establecer la gestión del rendimiento por departamento
Se definen indicadores de negocio específicos según la función de cada departamento.
Por ejemplo: Ventas se fija en pedidos y cobros; Almacén, en la precisión del inventario y la eficiencia de cumplimiento; Producción, en el cumplimiento del plan y la calidad; y Atención al cliente, en la rapidez de respuesta y la resolución de incidencias.
El sistema de rendimiento conserva indicadores cuantitativos y valoraciones cualitativas, y define con claridad el periodo de evaluación, los responsables y el mecanismo de revisión.
Paso 5: establecer un mecanismo de seguimiento de los problemas de cada departamento
Los responsables de departamento informan periódicamente de los resultados clave, de las cuestiones de personal y de los asuntos que requieren la coordinación de la dirección.
El sistema convierte estos problemas en tareas de gestión con responsable, plazo de finalización y estado de tramitación.
La dirección puede comprobar si los problemas persisten, en lugar de limitarse a leer un informe puntual.
Primero se completó la depuración de la información de los empleados y la configuración de la estructura organizativa, y después se fueron incorporando gradualmente la asistencia, las vacaciones y el rendimiento por departamento.
En el entorno empresarial europeo, es necesario tener en cuenta la normativa laboral aplicable, los convenios colectivos y los requisitos del RGPD para determinar la base jurídica del tratamiento de los datos personales de los empleados, los permisos de acceso y las reglas de conservación.
El departamento de personas reduce el trabajo de recopilar y ordenar datos de forma repetida, y los responsables de departamento disponen de información de gestión de personal más oportuna.
La dirección puede relacionar la asistencia del personal, la organización de los puestos, el rendimiento de los departamentos y los asuntos de mejora.
Resultados del proyecto (valores aproximados): aprobación de vacaciones de 3 días a media jornada; confirmación de incidencias de asistencia de fin de mes al mismo día; integridad de los datos de personal de aproximadamente el 98 %.
Indicadores de seguimiento continuo: ciclo de confirmación de incidencias de asistencia, tiempo de aprobación de vacaciones, integridad de los datos de personal, puntualidad en la presentación del rendimiento por departamento, tasa de cierre de problemas de gestión.
La digitalización de los recursos humanos no consiste simplemente en cargar las fichas de los empleados en un ERP.
Su verdadero valor de gestión está en ayudar a la empresa a comprender la relación entre la dotación de personal, la eficiencia de la organización y el rendimiento de los departamentos, protegiendo al mismo tiempo los derechos de los empleados y la privacidad de sus datos.
*Para proteger la privacidad del cliente, la información de la empresa de este caso ha sido anonimizada, las capturas de pantalla son ilustrativas y los datos de resultados son valores aproximados redondeados.*
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