Casi di successo · Azienda di medie dimensioni con più reparti
Un'azienda di medie dimensioni con personale distribuito tra uffici, magazzino, produzione e consegne ha unificato l'anagrafica dei dipendenti e collegato presenze, ferie e performance dei reparti. Le anomalie di presenza non si raccolgono più a fine mese ma si confermano in giornata, e l'approvazione delle ferie passa da circa 3 giorni a meno di mezza giornata.
Un'azienda di medie dimensioni con più reparti ha dipendenti distribuiti in contesti di lavoro diversi: uffici, magazzino, produzione e consegne.
Con la crescita del personale, la gestione delle risorse umane è diventata un tema importante per la collaborazione tra reparti.
Le anagrafiche di base dei dipendenti erano in Excel, il sistema di rilevazione presenze funzionava in modo indipendente, le richieste di ferie viaggiavano su strumenti di messaggistica e i responsabili di reparto riferivano le performance alla direzione in formati non uniformi.
L'azienda riusciva a gestire stipendi e amministrazione del personale, ma faticava a rispondere per tempo a domande sulla presenza effettiva di un reparto, sull'adeguatezza degli organici e sulla risoluzione dei problemi di gestione dei reparti.
Le informazioni di base sui dipendenti non sono gestite in modo unitario
I reparti conservavano separatamente mansione, recapiti, contratto e dati di assunzione dei dipendenti.
Dopo una variazione del personale, più registrazioni potevano non essere aggiornate in modo sincrono.
Le anomalie di presenza emergono in ritardo
Ritardi, uscite anticipate, assenze e straordinari venivano riordinati soprattutto a fine mese.
I responsabili non potevano individuare per tempo le anomalie e verificarle.
Ferie e turni non sono collegati
Dopo l'approvazione di un'assenza, l'informazione non si rifletteva sui turni del reparto o sull'organizzazione del lavoro, con il rischio di scoperture nelle posizioni.
La valutazione delle performance manca di gestione continuativa
La frequenza e i criteri con cui i responsabili di reparto presentavano i riepiloghi delle performance non erano omogenei.
La direzione faticava a confrontare il raggiungimento degli obiettivi tra i reparti e a verificare se i problemi emersi in precedenza fossero migliorati.
Fase 1: definire un'anagrafica unica dei dipendenti
Per ogni dipendente è stata creata una scheda completa con mansione, reparto, responsabile, contratto, organizzazione del lavoro e stato di impiego.
Si applica una gestione delle autorizzazioni a più livelli, che limita l'accesso alle informazioni sensibili sul personale.
Fase 2: collegare i dati di presenza
Nel rispetto della legge e in modo appropriato, i dispositivi di rilevazione o il sistema di presenze esistente vengono collegati all'HRIS.
In base alle regole sull'orario di lavoro applicabili a ciascun dipendente, si individuano le registrazioni anomale da sottoporre a verifica.
Le timbrature originali e le rettifiche manuali vengono conservate, garantendo la tracciabilità della gestione delle presenze.
Fase 3: standardizzare ferie e approvazioni
Sono stati definiti i meccanismi per richiesta, approvazione, saldo e registrazione delle ferie.
Le ferie approvate vengono collegate a turni e organizzazione del personale.
Fase 4: introdurre la gestione delle performance dei reparti
Gli indicatori di business vengono definiti in base alla funzione di ciascun reparto.
Per esempio, le vendite guardano a ordini e incassi, il magazzino ad accuratezza delle giacenze ed efficienza di evasione, la produzione ad aderenza al piano e qualità, l'assistenza clienti a tempi di risposta e risoluzione dei problemi.
Il sistema di performance mantiene indicatori quantitativi e valutazioni qualitative, con periodo di valutazione, responsabile e meccanismo di revisione ben definiti.
Fase 5: introdurre il monitoraggio dei problemi dei reparti
I responsabili di reparto riferiscono periodicamente risultati chiave, questioni di personale e temi che richiedono il coordinamento della direzione.
Il sistema trasforma queste questioni in attività di gestione con responsabile, scadenza e stato.
La direzione può vedere se un problema persiste nel tempo, e non solo leggere un report una tantum.
Si è partiti dalla pulizia delle informazioni sui dipendenti e dalla configurazione dell'organigramma, per poi introdurre gradualmente presenze, ferie e performance dei reparti.
Nel contesto operativo europeo occorre tenere conto delle norme sul lavoro applicabili, dei contratti collettivi e dei requisiti del GDPR, chiarendo base giuridica, diritti di accesso e regole di conservazione per il trattamento dei dati personali dei dipendenti.
L'ufficio del personale riduce il lavoro ripetitivo di raccolta e riordino dei dati, e i responsabili di reparto ottengono informazioni più tempestive sulla gestione del personale.
La direzione può collegare presenze, assegnazione delle posizioni, performance dei reparti e azioni di miglioramento.
Risultati del progetto (valori approssimativi): tempo di approvazione delle ferie 3 giorni→mezza giornata; conferma delle anomalie di presenza fine mese→in giornata; completezza dei dati del personale circa 98%.
Indicatori monitorati nel tempo: tempo di conferma delle anomalie di presenza, tempo di approvazione delle ferie, completezza dei dati del personale, tempestività della presentazione delle performance dei reparti, tasso di chiusura dei problemi di gestione.
La digitalizzazione delle risorse umane non consiste nel caricare le schede dei dipendenti in un ERP.
Il vero valore gestionale sta nell'aiutare l'azienda a capire il rapporto tra organici, efficienza dell'organizzazione e performance dei reparti, proteggendo al tempo stesso i diritti dei dipendenti e la riservatezza dei dati.
*Per tutelare la riservatezza del cliente, le informazioni aziendali in questo caso sono state rese anonime, le schermate dell'interfaccia sono illustrative e i risultati sono valori approssimati e arrotondati.*
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