Anomalies de présence confirmées le jour même, validation des congés ramenée d'environ 3 jours à une demi-journée

Une entreprise de taille moyenne comptant plusieurs services emploie des salariés répartis entre bureaux, entrepôt, production et livraison.

Avec la croissance des effectifs, la gestion du personnel est devenue peu à peu un enjeu important de coordination entre services.

Les dossiers de base des salariés étaient conservés dans Excel, le système de pointage fonctionnait de façon autonome, les demandes de congés passaient par une messagerie instantanée, et les responsables de service rendaient compte de leur performance à la direction dans des formats variables.

L'entreprise parvenait à assurer la paie et l'administration du personnel au quotidien, mais avait du mal à répondre à temps à des questions telles que : quelle est la présence réelle d'un service, les effectifs sont-ils adaptés, les problèmes de gestion du service sont-ils résolus ?

Les défis

Des informations de base sur les salariés sans gestion unifiée

Chaque service conservait de son côté le poste, les coordonnées, le contrat et les informations d'embauche des salariés.

Après un mouvement de personnel, plusieurs enregistrements pouvaient ne pas être mis à jour de façon synchronisée.

Des anomalies de présence détectées tardivement

Les retards, départs anticipés, absences et heures supplémentaires étaient principalement traités en bloc en fin de mois.

Les responsables ne pouvaient pas repérer à temps les anomalies ni les faire vérifier.

Des congés et des plannings sans lien

Une fois les congés d'un salarié approuvés, ils n'étaient pas répercutés sur le planning du service ni sur l'organisation du travail, ce qui provoquait facilement des sous-effectifs sur certains postes.

Une évaluation de la performance sans suivi continu

Les responsables de service remettaient leurs bilans de performance à des fréquences et selon des critères différents.

La direction avait du mal à comparer l'atteinte des objectifs des services et à vérifier si les problèmes identifiés auparavant s'étaient améliorés.

La solution numérique de SHEPHARD

Étape 1 : établir des données de référence salariés unifiées

Créer pour chaque salarié un dossier complet : poste, service, responsable, contrat, organisation du travail et statut.

Appliquer une gestion des droits par niveaux afin de limiter l'accès aux informations sensibles du personnel.

Étape 2 : relier les données de présence

Dans un cadre licite et approprié, connecter les terminaux de pointage ou le système de présence existant au HRIS.

Selon les règles de temps de travail applicables au salarié, repérer les enregistrements anormaux à contrôler.

Conserver les pointages d'origine et les corrections manuelles, afin que le traitement de la présence reste traçable.

Étape 3 : normaliser les congés et leur validation

Mettre en place la demande de congé, la validation, le solde de congés et la gestion des enregistrements.

Relier les congés approuvés au planning et à l'organisation des effectifs.

Étape 4 : instaurer une gestion de la performance par service

Définir des indicateurs métier propres à la fonction de chaque service.

Par exemple, les ventes suivent les commandes et les encaissements, l'entrepôt la fiabilité des stocks et l'efficacité de l'exécution, la production le taux de réalisation du plan et la qualité, le service client la réactivité et la résolution des problèmes.

Le dispositif de performance conserve des indicateurs quantitatifs et une évaluation qualitative, et précise la période d'évaluation, les responsables et le mécanisme de revue.

Étape 5 : mettre en place le suivi des problèmes par service

Les responsables de service rendent compte régulièrement des résultats clés, des questions de personnel et des points nécessitant une coordination de la direction.

Le système transforme ces problèmes en tâches de gestion avec un responsable, une échéance et un statut de traitement.

La direction peut voir si un problème persiste, au lieu de se contenter de lire un rapport ponctuel.

Feuille de route de mise en œuvre

Commencer par le nettoyage des informations sur les salariés et la configuration de l'organigramme, puis introduire progressivement la présence, les congés et la performance des services.

Dans un environnement d'activité européen, il faut tenir compte du droit du travail applicable, des conventions collectives et des exigences du RGPD, afin de définir clairement la base légale du traitement des données personnelles des salariés, les droits d'accès et les règles de conservation.

Valeur pour l'entreprise

Le service des ressources humaines réduit le travail répétitif de collecte et de mise en forme des données, et les responsables de service disposent d'informations de gestion du personnel plus à jour.

La direction peut relier présence du personnel, organisation des postes, performance des services et actions d'amélioration.

Résultats du projet (valeurs approximatives) : validation des congés de 3 jours à une demi-journée ; confirmation des anomalies de présence de fin de mois au jour même ; complétude des dossiers du personnel d'environ 98 %.

Indicateurs suivis en continu : délai de confirmation des anomalies de présence, durée de validation des congés, complétude des dossiers du personnel, ponctualité de remise des bilans de performance des services, taux de clôture des problèmes de gestion.

Ce que ce cas nous enseigne

La transformation numérique des ressources humaines ne consiste pas simplement à saisir les dossiers des salariés dans un ERP.

Sa vraie valeur de gestion est d'aider l'entreprise à comprendre la relation entre organisation des effectifs, efficacité de l'organisation et performance des services, tout en protégeant les droits des salariés et la confidentialité des données.

*Afin de protéger la confidentialité du client, les informations sur l'entreprise ont été anonymisées dans ce cas, les captures d'écran sont illustratives et les résultats sont des valeurs approchées et arrondies.*