Fallstudien · Mittelständisches Unternehmen mit mehreren Abteilungen
Abweichungen bei der Zeiterfassung am selben Tag geklärt, Urlaubsgenehmigung von rund 3 Tagen auf einen halben Tag verkürzt
Ein mittelständisches Unternehmen mit Beschäftigten in Büro, Lager, Produktion und Auslieferung vereinheitlicht die Mitarbeiterstammdaten und verbindet Zeiterfassung, Urlaub und Abteilungsleistung. Abweichungen werden nicht mehr gesammelt zum Monatsende, sondern am selben Tag geklärt, die Urlaubsgenehmigung dauert statt rund 3 Tagen weniger als einen halben Tag.
Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Abteilungen beschäftigt Mitarbeitende in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen: Büro, Lager, Produktion und Auslieferung.
Mit wachsender Belegschaft wurde die Personalverwaltung zu einem wichtigen Thema der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.
Die Stammdaten der Beschäftigten liegen in Excel, das Zeiterfassungssystem läuft eigenständig, Urlaubsanträge gehen über Messenger ein, und die Abteilungsleitungen berichten der Geschäftsleitung zur Leistung in uneinheitlichen Formaten.
Das Unternehmen bewältigt Lohnabrechnung und Personaladministration im Alltag, kann aber kaum rechtzeitig beantworten, wie die tatsächliche Anwesenheit in einer Abteilung aussieht, ob die Personalbesetzung angemessen ist und ob Managementprobleme in Abteilungen gelöst wurden.
Projektergebnisse: Dauer der Urlaubsgenehmigung 3 Tage → halber Tag; Klärung von Zeiterfassungsabweichungen Monatsende → am selben Tag; Vollständigkeit der Personaldaten ca. 98 %
Die Herausforderungen
Die Grunddaten der Beschäftigten werden nicht einheitlich verwaltet
Die Abteilungen führen Position, Kontaktdaten, Vertrag und Eintrittsinformationen der Beschäftigten jeweils für sich.
Nach Personaländerungen werden mehrere Datensätze mitunter nicht synchron aktualisiert.
Auffälligkeiten bei der Zeiterfassung werden verspätet erkannt
Daten zu Verspätung, vorzeitigem Verlassen, Fehlzeiten und Überstunden werden überwiegend gesammelt zum Monatsende aufbereitet.
Vorgesetzte können Abweichungen nicht rechtzeitig erkennen und klären.
Urlaub und Dienstplanung sind nicht verzahnt
Genehmigter Urlaub fließt nicht in die Abteilungsplanung oder den Arbeitseinsatz ein, sodass es leicht zu Unterbesetzung kommt.
Die Leistungsbeurteilung wird nicht fortlaufend gesteuert
Abteilungsleitungen legen Leistungsberichte in unterschiedlicher Häufigkeit und nach unterschiedlichen Standards vor.
Die Geschäftsleitung kann den Zielerreichungsgrad der Abteilungen kaum vergleichen und auch schwer nachverfolgen, ob früher erkannte Probleme behoben wurden.
Die digitale Lösung von SHEPHARD
Ein Urlaubsantrag: Vergleich vor und nach dem Go-live
Für jede Person entsteht eine vollständige Akte mit Position, Abteilung, Vorgesetztem, Vertrag, Arbeitsorganisation und Beschäftigungsstatus.
Ein abgestuftes Berechtigungskonzept begrenzt den Zugriff auf sensible Personaldaten.
Schritt 2: Zeiterfassungsdaten anbinden
Unter rechtmäßigen und angemessenen Voraussetzungen werden Zeiterfassungsgeräte oder bestehende Zeiterfassungssysteme an das HRIS angebunden.
Anhand der für die jeweilige Person geltenden Arbeitszeitregeln werden Datensätze erkannt, die geprüft werden müssen.
Originale Stempelungen und manuelle Korrekturen bleiben erhalten, sodass die Zeiterfassung nachvollziehbar bleibt.
Schritt 3: Urlaub und Genehmigung regeln
Es entsteht ein Mechanismus für Urlaubsanträge, Genehmigung, Urlaubskonten und Datensatzverwaltung.
Genehmigter Urlaub wird mit Dienstplanung und Personaleinsatz verzahnt.
Schritt 4: Abteilungsleistung steuern
Geschäftskennzahlen werden je nach Funktion der Abteilung gesondert definiert.
Der Vertrieb achtet beispielsweise auf Aufträge und Zahlungseingänge, das Lager auf Bestandsgenauigkeit und Erfüllungseffizienz, die Produktion auf Planerfüllung und Qualität, der Kundenservice auf Reaktionszeit und Problemlösung.
Das Leistungssystem kombiniert quantitative Kennzahlen mit qualitativer Bewertung und legt Beurteilungszyklus, Verantwortliche und Prüfmechanismus fest.
Schritt 5: Ein Verfahren zur Problemverfolgung in den Abteilungen einrichten
Die Abteilungsleitungen berichten regelmäßig über wichtige Ergebnisse, Personalfragen und Themen, die die Geschäftsleitung koordinieren muss.
Das System überführt diese Themen in Managementaufgaben mit Verantwortlichem, Frist und Bearbeitungsstatus.
Die Geschäftsleitung sieht, ob ein Problem fortbesteht, und liest nicht nur einmalige Berichte.
Zeiterfassungsabweichungen und Urlaubsgenehmigung (Darstellung beispielhaft, alle Daten fiktiv)
Vorgehen bei der Umsetzung
Zuerst werden die Mitarbeiterdaten bereinigt und die Organisationsstruktur konfiguriert, danach schrittweise Zeiterfassung, Urlaub und Abteilungsleistung eingeführt.
Im europäischen Geschäftsumfeld sind anwendbare arbeitsrechtliche Vorschriften, Kollektivvereinbarungen und die Anforderungen der DSGVO zu berücksichtigen, um Rechtsgrundlage, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregeln für die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten festzulegen.
Geschäftlicher Nutzen
Die Personalabteilung spart sich wiederholtes Erheben und Aufbereiten von Daten, und die Abteilungsleitungen erhalten zeitnähere Informationen für die Personalführung.
Die Geschäftsleitung kann Anwesenheit, Personaleinsatz, Abteilungsleistung und Verbesserungsthemen miteinander in Beziehung setzen.
Projektergebnisse (Näherungswerte): Dauer der Urlaubsgenehmigung 3 Tage → halber Tag; Klärung von Zeiterfassungsabweichungen Monatsende → am selben Tag; Vollständigkeit der Personaldaten ca. 98 %.
Laufend verfolgte Kennzahlen: Durchlaufzeit bei der Klärung von Zeiterfassungsabweichungen, Dauer der Urlaubsgenehmigung, Vollständigkeit der Personaldaten, Pünktlichkeit der Leistungsberichte der Abteilungen, Abschlussquote bei Managementthemen.
Was dieser Fall uns lehrt
Digitalisierung im Personalwesen heißt nicht, Mitarbeiterakten einfach in ein ERP einzugeben.
Der eigentliche Managementwert liegt darin, dem Unternehmen zu helfen, den Zusammenhang zwischen Personaleinsatz, Organisationseffizienz und Abteilungsleistung zu verstehen und zugleich die Rechte der Beschäftigten und den Datenschutz zu wahren.
*Zum Schutz der Kundendaten wurden die Unternehmensinformationen in diesem Fall anonymisiert; die Oberflächenansichten sind beispielhaft, die Ergebnisse gerundete Näherungswerte.*
Lebensmittelhersteller mit mehreren Produktkategorien
Chargenrückverfolgung von einem halben Tag auf 10 Minuten verkürzt: Jede Produktcharge ist nachvollziehbar
Ein Lebensmittelhersteller mit mehreren Produktkategorien verbindet Einkauf, Produktion, Lager und Auslieferung zu einer durchgängigen Datenkette: Für jede beliebige Fertigwarencharge lassen sich Rohstoffherkunft und Kundenverbleib rekonstruieren. Die Chargenrückverfolgung verkürzt sich von rund einem halben Tag auf unter 10 Minuten.
Bestand im Dreizonenlager auf den Lagerplatz genau, Kommissionierzeit im Schnitt um rund 40 % kürzer
Ein Lebensmittelgroßhändler mit Ware für Normal-, Kühl- und Tiefkühlbereich führt seine Bestände auf Lagerplatz- und Chargenebene, wickelt Wareneingang, Nachschub und Kommissionierung per PDA ab und lagert nach dem Prinzip „first expired, first out“ aus. Die durchschnittliche Kommissionierzeit sinkt um rund 40 %, der Wert der Bestände kurz vor Ablauf geht deutlich zurück.
Kundenaufträge steuern direkt die Produktionsplanung: Liefertermintreue steigt auf rund 92 %
Ein Zerspanungsbetrieb mit vielen Varianten und kleinen Losen lässt Kundenaufträge unmittelbar Materialbedarf und Kapazitätsprüfung auslösen, und die Werkstatt meldet per Terminal in Echtzeit zurück. Lieferzusagen haben eine Grundlage: Die Liefertermintreue steigt von rund 75 % auf rund 92 %, Stillstände wegen Materialmangel gehen deutlich zurück.
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