Giacenze a livello di ubicazione su tre zone di temperatura: tempo medio di picking ridotto di circa il 40%

Un grossista alimentare che tratta prodotti a temperatura ambiente, refrigerati e surgelati, con l'aumento dei prodotti a catalogo e degli ordini dei clienti, ha cominciato a registrare un calo di efficienza nelle operazioni di magazzino.

Il magazzino aveva un ERP, ma la gestione delle giacenze restava centrata sulla quantità totale per articolo: il sistema faticava a indicare in quale ubicazione si trovasse la merce, se fosse nell'area di picking e quale lotto dovesse uscire per primo.

Che le vendite vedano la giacenza non significa che il magazzino possa consegnare subito.

Profilo del cliente

L'azienda fornisce prodotti alimentari vari a ristoranti, rivenditori e distributori regionali; le operazioni di magazzino si caratterizzano per molti SKU, ordini frammentati, zone di temperatura ben distinte e requisiti rigorosi di shelf life.

Moltissimi ordini devono essere preparati e consegnati in tempi brevi.

Per un'azienda di questo tipo il magazzino non è un semplice luogo dove stoccare la merce: è l'area operativa che determina direttamente capacità di evasione, capitale immobilizzato e livello di servizio al cliente.

Le sfide

Il sistema segnala la giacenza, ma sul campo la merce non si trova

Tra le diverse zone di temperatura e ubicazioni avvengono trasferimenti: parte della merce si trova nelle posizioni alte, parte nell'area di picking.

Se l'ERP registra solo la giacenza totale, il personale deve ancora cercare i prodotti basandosi sull'esperienza.

Rifornimento e picking si ostacolano a vicenda

Quando la giacenza nell'area di picking è insufficiente, il magazzino deve rifornirla dall'area di stoccaggio.

Se però il sistema non attiva automaticamente il rifornimento in base alla domanda degli ordini e alla giacenza per ubicazione, i magazzinieri addetti al picking attendono il rifornimento e il personale di magazzino ripete le stesse movimentazioni.

La gestione delle scadenze manca di proattività

Lo stesso prodotto può avere più lotti di acquisto con scadenze diverse.

Quando il lotto da servire viene scelto a mano, in base all'esperienza, la merce arrivata prima tende a restare ferma a lungo e i prodotti in scadenza possono non essere individuati in tempo.

La soluzione digitale di SHEPHARD

Fase 1: costruire un modello digitale delle ubicazioni del magazzino

Le aree di magazzino sono state definite in base agli attributi di business (temperatura ambiente, refrigerato, surgelato, resi) e suddivise ulteriormente in scaffali, livelli e singole ubicazioni.

Ogni ubicazione ha un codice univoco, coerente con la posizione fisica reale.

Il sistema registra non solo la giacenza dei prodotti, ma anche la posizione esatta, il lotto di appartenenza e lo stato di disponibilità.

Fase 2: introdurre operazioni mobili per il lavoro sul campo

Ricevimento, stoccaggio, trasferimenti interni, rifornimento, picking e inventario si eseguono con PDA o terminali mobili.

Il personale completa le operazioni scansionando prodotti, ubicazioni e lotti, riducendo le registrazioni su carta e i reinserimenti a posteriori.

Le operazioni chiave vengono sincronizzate con l'ERP, generando movimenti di magazzino tracciabili.

Fase 3: definire le regole di rifornimento delle giacenze

In base a parametri come domanda dei prodotti, capacità dell'area di picking, scorta minima e massima, sono stati configurati suggerimenti di rifornimento automatico dall'area di stoccaggio a quella di picking.

La domanda degli ordini di vendita viene collegata alla giacenza effettiva per ubicazione, dando priorità ai rifornimenti che rischiano di compromettere l'evasione.

Per i prodotti che non possono essere riforniti in tempo, il sistema segnala l'anomalia al responsabile di magazzino.

Fase 4: adottare la strategia di uscita FEFO

Per i prodotti con requisiti di shelf life, i suggerimenti di scelta del lotto si basano sul principio FEFO (First Expired, First Out: esce per primo ciò che scade prima).

Sono state inoltre definite regole per l'allerta sulle scadenze ravvicinate, il blocco delle giacenze e l'approvazione delle uscite straordinarie.

In questo modo il magazzino può passare le informazioni ad acquisti, vendite e direzione prima che i prodotti scadano davvero.

Fase 5: definire gli indicatori operativi del magazzino

Vengono riuniti quantità in giacenza, anzianità delle scorte, scadenza dei lotti, avanzamento del picking, attività di rifornimento ed evasione degli ordini.

La direzione può individuare i prodotti spesso esauriti, le aree con giacenze in eccesso, le differenze anomale di inventario e i colli di bottiglia che rallentano le spedizioni.

Percorso di implementazione

Si è partiti dall'inventario fisico delle ubicazioni e dalla pulizia dei dati di base, per poi avviare gradualmente ricevimento, stoccaggio, rifornimento, picking e gestione dei lotti.

Per gli ambienti refrigerati e surgelati è stato necessario verificare con particolare attenzione l'affidabilità della scansione dei dispositivi mobili, la copertura di rete e la facilità d'uso.

Prima si è garantito che le operazioni reali di magazzino fossero allineate con le registrazioni di sistema, poi si sono introdotti gradualmente il rifornimento automatico e l'allerta sulle scadenze.

Valore per il business

La gestione del magazzino passa da una pianificazione basata sull'esperienza delle persone a una gestione digitale incentrata su ordini, posizioni, lotti e attività operative.

Vendite, acquisti e magazzino condividono informazioni più accurate sulla disponibilità, riducendo verifiche ripetute e comunicazioni tra reparti.

Risultati del progetto (valori approssimativi): tempo medio di picking circa −40%; accuratezza delle giacenze circa 99%; valore delle scorte in scadenza circa −35%.

Indicatori monitorati nel tempo: accuratezza delle giacenze, tempo medio di picking, tasso di rotture di stock, tempo di attesa del rifornimento, valore delle scorte in scadenza, tasso di spedizioni puntuali.

Che cosa ci insegna questo caso

Un WMS davvero utile non si limita a inserire le giacenze in un computer: permette al sistema di comprendere la struttura fisica del magazzino e il modo in cui si lavora realmente.

*Per tutelare la riservatezza del cliente, le informazioni aziendali in questo caso sono state rese anonime, le schermate dell'interfaccia sono illustrative e i risultati sono valori approssimati e arrotondati.*