Crédito comprobado al tomar el pedido y cobros conciliados automáticamente: los días de cobro se reducen cerca de un 20 %

Una empresa de comercio mayorista que abastece a restaurantes, comercios minoristas y distribuidores regionales cuenta con un número considerable de clientes habituales.

Permite a algunos clientes liquidar a plazo y ofrece distintos precios y condiciones de crédito según el tamaño del cliente, la frecuencia de compra y los acuerdos de colaboración.

Con el crecimiento de las ventas, a los comerciales les resulta difícil conocer en tiempo real, al tomar un pedido, el límite de crédito del cliente, su deuda histórica y el stock disponible.

Finanzas puede emitir periódicamente informes de cuentas a cobrar, pero con algunos clientes morosos el riesgo se descubre a menudo cuando ya se ha enviado un nuevo pedido.

Los retos

Pedidos y gestión del crédito no están conectados

Los comerciales se centran en las necesidades del cliente y el importe de la venta, mientras que finanzas se ocupa de la contabilidad de cobros.

Sin un mecanismo unificado de control de crédito, los nuevos pedidos pueden seguir ampliando la exposición a la deuda del cliente.

Sistema de precios complejo por cliente

Cada cliente tiene precios contractuales, políticas de descuento y condiciones promocionales distintos.

Los comerciales confirman precios a partir de pedidos anteriores o de su experiencia personal, lo que provoca incoherencias en la aplicación de precios.

Conciliación de cobros poco eficiente

Un cliente puede pagar varias facturas de una vez o abonar una misma deuda en varios pagos.

Falta una relación precisa entre los ingresos bancarios y las facturas, por lo que finanzas debe cotejarlos a mano.

La solución digital de SHEPHARD

Paso 1: unificar clientes y condiciones comerciales

Se gestionan de forma unificada la ficha del cliente, las condiciones de pago, el límite de crédito, la moneda, los precios contractuales y los datos fiscales.

Se establecen reglas de precios y permisos de aprobación específicos para cada cliente.

Paso 2: introducir validaciones de negocio al crear el pedido

Al confirmar el pedido se comprueban el stock disponible, las reglas de precios, el límite de crédito y las cuentas a cobrar vencidas.

Si un pedido supera el límite de crédito, el sistema activa automáticamente una aprobación, en lugar de permitir que el comercial se salte la regla y siga con el envío.

Paso 3: conectar pedido, entrega y facturación

Se implanta el proceso Order-to-Cash (O2C, del pedido al cobro).

El pedido de venta impulsa la reserva de stock y el envío, y se establece una correspondencia clara entre la entrega real y la generación de la factura.

Se definen tratamientos estándar para las entregas parciales, la facturación parcial y las devoluciones.

Paso 4: establecer un mecanismo de conciliación de cobros bancarios

A partir del cliente, el importe, la referencia de pago y el saldo de la factura se generan sugerencias de conciliación.

Los movimientos bancarios que no se pueden confirmar de forma unívoca pasan a revisión manual de finanzas, para evitar conciliaciones erróneas.

Paso 5: crear un cuadro de mando de riesgo de cuentas a cobrar

Las cuentas a cobrar se analizan por cliente, comercial, tramo de vencimiento e importe pendiente.

Se generan alertas para clientes con retrasos persistentes, crecimiento anómalo del saldo o un límite de crédito cercano al máximo.

Hoja de ruta de implantación

Primero se depuran los datos maestros de clientes y los saldos históricos de cuentas a cobrar, y después se normalizan la aprobación de precios y de crédito.

A continuación se conectan los procesos de pedido, envío, facturación y cobro bancario.

Con escenarios reales de negocio se validan los envíos parciales, las devoluciones, las notas de crédito, los anticipos y los cobros que agrupan varias facturas.

Valor para el negocio

La empresa puede identificar el riesgo de crédito al tomar el pedido, seguir las cuentas a cobrar después de la entrega y conciliar con precisión en el momento del cobro.

El crecimiento de las ventas y la gestión del riesgo financiero dejan de ser dos asuntos separados.

Resultados del proyecto (valores aproximados): días de rotación de cuentas a cobrar de aprox. −20 %; tasa de conciliación automática de cobros de aprox. 80 %; proporción de importe vencido de aprox. −35 %.

Indicadores de seguimiento continuo: periodo medio de cobro (DSO), proporción de importe vencido, tasa de conciliación automática de cobros, número de pedidos con anomalías de crédito, ciclo del pedido a la factura.

Lo que nos enseña este caso

Vender no es lo mismo que generar caja.

Un sistema digital de ventas realmente maduro trata la venta, el cumplimiento, la facturación y el cobro como un único proceso de negocio continuo.

*Para proteger la privacidad del cliente, la información de la empresa de este caso se ha anonimizado; las capturas de pantalla son ilustrativas y los resultados son valores aproximados redondeados.*